Annexe 1 - Lignes directrices pour l'élaboration des politiques d'appels d'offres propres aux Premières Nations
Table des matières
1. Introduction
La Politique d'appel d'offres pour les projets d'immobilisations des Premières Nations financés par le gouvernement fédéral (Politique d'appel d'offres) de Services aux Autochtones Canada (SAC) appuie la réalisation de projets d'immobilisations – à l'exclusion du logement – financés par l'intermédiaire des autorisations du Programme d'immobilisations et d'entretien (PIE) et du Fonds d'infrastructure des Premières Nations (FIPN). La Politique d'appel d'offres de SAC définit les exigences relatives à l'embauche des entrepreneurs et des experts-conseils pour ces projets.
Les Premières Nations sont les responsables des projets d'immobilisations dans les réserves et elles gèrent leurs propres relations contractuelles pour les mener à bien. La Politique d'appel d'offres de SAC invite les Premières Nations à concevoir et à mettre en œuvre leur propre politique pour guider le processus d'embauche d'entrepreneurs et d'experts-conseils.
Les Lignes directrices pour l'élaboration des politiques d'appels d'offres propres aux Premières Nations (Lignes directrices) ont été créées pour appuyer la mise en œuvre de la Politique d'appel d'offres de SAC. Le document qui suit remplace sa version précédente, le Cadre d'élaboration des politiques d'appel d'offres des Premières Nations.
Le présent document pourra être mis à jour en fonction des révisions de la Politique d'appel d'offres de SAC.
2. But
Les Lignes directrices offrent des indications pratiques pour aider les Premières Nations à élaborer ou à mettre à jour leur politique d'appel d'offres. Elles visent à assurer la conformité avec la Politique d'appel d'offres de SAC et à présenter des pratiques exemplaires à prendre en considération lors de l'élaboration des politiques d'appel d'offres.
Les Lignes directrices témoignent de la volonté du gouvernement du Canada à établir des relations renouvelées avec les Premières Nations et à soutenir l'autodétermination des Premières Nations dans la sélection et l'embauche d'entrepreneurs et d'experts-conseils.
À titre de référence, un modèle de politique d'appel d'offres est fourni en annexe.
3. Application des politiques des Premières Nations
La politique d'appel d'offres d'une Première Nation sera appliquée aux projets d'immobilisations financés par l'intermédiaire des autorisations du PIE et du FIPN une fois que le bureau régional approprié de SAC aura confirmé sa conformité aux exigences minimales décrites à la section 7.1 (Politiques d'appel d'offres des Premières Nations) et à la section 7.1.1 (Exigences minimales de la politique) de la Politique d'appel d'offres de SAC. Le cas échéant, la politique de la Première Nation aura préséance sur la Politique d'appel d'offres de SAC, et ce, à compter de la date d'entrée en vigueur de la politique de la Première Nation ou de la date à laquelle sa conformité est confirmée par le bureau régional concerné de SAC, selon la plus tardive de ces deux dates, sauf indication contraire.
La section 6 ci-après décrit les responsabilités des bureaux régionaux de SAC en ce qui concerne l'examen des politiques des Premières Nations.
Les Premières Nations peuvent également choisir d'inclure dans leur politique des directives sur l'acquisition d'autres biens et services.
4. Exigences minimales
Les Premières Nations doivent inclure les exigences minimales suivantes dans leur politique et les appliquer aux projets d'immobilisations financés par SAC par l'intermédiaire des autorisations du PIE et du FIPN :
4.1. Principes clés
La section 7.2 de la Politique d'appel d'offres de SAC énonce les principes clés qui encadrent les processus d'appels d'offres et de propositions. L'objectif global est la mise en place d'un processus ouvert, transparent, responsable et impartial.
Les Premières Nations sont encouragées à définir d'autres principes clés qui correspondent aux valeurs et aux priorités de leur communauté.
4.2. Seuils pour les services de construction et les services professionnels
La section 7.5 et l'annexe 3 de la Politique d'appel d'offres de SAC définissent les conditions d'application des seuils aux projets d'investissement pour les services professionnels et les services de construction. Ces seuils déterminent la méthode de sollicitation appropriée (processus concurrentiel ouvert, processus concurrentiel sur invitation ou processus non concurrentiel) pour un projet donné.
Les Premières Nations peuvent choisir de fixer des seuils inférieurs pour des services professionnels ou les projets de construction dans leur propre politique d'appel d'offres.
4.3. Critères et méthode d’évaluation
La section 7.7 et l'annexe 5 de la Politique d'appel d'offres de SAC décrivent les exigences et l'orientation pour l'établissement des critères et de la méthode d'évaluation.
Les politiques d'appel d'offres des Premières Nations doivent exiger que les appels d'offres et les appels de propositions pour les processus concurrentiels ouverts et sur invitation fournissent à tous les soumissionnaires et promoteurs potentiels les critères qui seront utilisés pour évaluer les soumissions ou les propositions, la grille d'évaluation technique qui sera utilisée pour déterminer leur classement, et la méthode qui sera utilisée pour sélectionner le soumissionnaire ou le promoteur retenu.
Conformément à la section 7.7 de la Politique d'appel d'offres de SAC, les soumissions et les propositions doivent être évaluées en fonction du prix. Toutefois, les politiques d'appel d'offres des Premières Nations peuvent également autoriser leur évaluation selon des critères autres que le prix, comme l'expérience au sein de l'industrie, l'expertise de l'équipe de projet, l'utilisation de contenu local et d'autres facteurs déterminés par la Première Nation.
5. Autres aspects à prendre en considération
En plus des exigences minimales, la Politique d'appel d'offres de SAC et ses annexes présentent des pratiques exemplaires liées au lancement des appels d'offres et de propositions, à l'évaluation des soumissions et des propositions et à l'attribution des contrats. Les Premières Nations peuvent adopter ces pratiques dans leur propre politique ou élaborer des processus et des procédures adaptés aux besoins de leur communauté, pourvu que leurs pratiques soient conformes aux lois et règlements applicables et aux normes de l'industrie.
6. Examen des politiques d’appel d’offres des Premières Nations
6.1. Examen par SAC
Pour que les politiques d'appel d'offres élaborées par les Premières Nations soient appliquées aux projets d'immobilisations financés par SAC par l'intermédiaire des autorisations du PIE et du FIPN, le bureau régional approprié de SAC doit examiner ces politiques et confirmer qu'elles sont conformes aux exigences minimales énoncées à la section 7.1 (Politiques d'appel d'offres des Premières Nations) et à la section 7.1.1 (Exigences minimales de la politique) de la Politique d'appel d'offres de SAC.
Le bureau régional de SAC conservera une copie signée de la politique d'appel d'offres de la Première Nation et de toute version modifiée.
6.2. Examen juridique
Il est recommandé aux Premières Nations de consulter leur conseiller juridique pour toute question ou préoccupation relative à leur politique d'appel d'offres.
6.3. Examen par les Premières Nations
Conformément à la section 7.1 de la Politique d'appel d'offres de SAC, les Premières Nations doivent revoir et mettre à jour leur propre politique si les exigences minimales de la Politique d'appel d'offres de SAC sont modifiées. Il est également considéré comme une bonne pratique pour les Premières Nations de revoir et de mettre à jour régulièrement leur politique d'appel d'offres afin de s'assurer qu'elles continuent de répondre aux besoins de la communauté.
7. Soutien et ressources
Les bureaux régionaux de SAC peuvent aider les Premières Nations qui souhaitent obtenir des précisions sur l'ensemble des politiques d'appel d'offres de SAC. La section 10 de la Politique d'appel d'offres de SAC fournit également une liste de documents d'appui.
Annexe : Modèle de politique d’appel d’offres
Le présent modèle de politique d'appel d'offres est fourni à titre de référence afin d'aider les Premières Nations dans l'élaboration de leur propre politique.
Les Premières Nations sont encouragées à tenir compte de leur structure de gouvernance, leurs priorités et leurs pratiques dans leur politique, tout en veillant à respecter les exigences minimales pour les projets d'immobilisations financés par SAC par l'intermédiaire des autorisations du PIE et du FIPN.
Ce modèle n'a pas pour objet d'être prescriptif ou exhaustif. Il s'agit plutôt d'un exemple de politique qui représente les priorités d'une communauté et qui répond aux exigences de SAC.
Politique d’appel d’offres de [nom de la Première Nation]
1. Introduction
La section qui suit contient les renseignements contextuels liés à la politique.
Exemple :
La présente politique décrit les procédures et les lignes directrices relatives à la sélection et à l'embauche d'entrepreneurs et d'experts-conseils par la [Première Nation]. Elle a été élaborée sous la direction de [dirigeants ou organe directeur de la communauté] et entre en vigueur le [date d'entrée en vigueur].
2. But
La section qui suit précise la raison d'être de la politique et ce qu'elle vise à réaliser.
Exemple :
But
- Assurer la transparence, l'équité et la responsabilité dans le processus de sélection et d'embauche d'entrepreneurs et d'experts-conseils pour répondre aux besoins de la communauté.
- Promouvoir des débouchés économiques à l'échelle locale tout en assurant la conformité avec les exigences imposées par les lois et les politiques.
3. Portée
La section qui suit définit à qui et à quoi s'applique la politique.
Portée
- La présente politique s'applique à toutes les activités liées à la sélection et à l'embauche par [Première Nation] d'entrepreneurs et d'experts-conseils, notamment pour les projets d'immobilisations financés par Services aux Autochtones Canada (SAC) par l'intermédiaire des autorisations du Programme d'immobilisations et d'entretien (PIE) et du Fonds d'infrastructure des Premières Nations (FIPN).
4. Principes directeur
La section qui suit présente les valeurs fondamentales qui guident la sélection et l'embauche d'entrepreneurs et d'experts-conseils.
Exemple :
Les principes suivants guident la politique :
Équité
- [Nom de la Première Nation] s'engage à mener un processus juste, équitable et transparent, fondé sur la bonne foi et le juste traitement de tous. Toutes les activités seront menées de manière cohérente, impartiale et non biaisée afin d'assurer l'égalité des chances à tous les soumissionnaires et promoteurs potentiels.
Transparence
- Tous les processus seront menés de manière ouverte et comprendront des communications claires ainsi que des renseignements accessibles. Les critères et la méthode d'évaluation seront établis et communiqués à l'avance à tous les soumissionnaires et promoteurs potentiels. Les demandes de renseignements, les addendas et les renseignements pertinents relatifs à l'appel d'offres ou de propositions seront divulgués de manière égale à tous les soumissionnaires et promoteurs potentiels. Toutes les soumissions et propositions seront évaluées selon une méthode et des critères d'évaluation clairs, cohérents et prédéfinis.
Responsabilité
- [Nom de la Première Nation] tiendra des dossiers exacts de toutes les activités liées à la sélection et à l'embauche d'entrepreneurs et d'experts-conseils, et fournira une description claire et des justifications pour toutes les décisions. Cette pratique assure une saine gestion des ressources et inspire la confiance de la communauté.
Durabilité
- Les décisions tiendront compte des effets environnementaux, sociaux et économiques.
Soutien à la communauté
- [Nom de la Première Nation] s'engage à développer les ressources et les capacités de la Première Nation en encourageant le recours à des entrepreneurs, des experts-conseils et des entreprises qualifiés de la région pour la réalisation des projets. Une liste sera tenue à jour afin d'identifier et de mobiliser ces fournisseurs.
Confidentialité
- Toutes les soumissions et les propositions, qu'elles aient été soumises en version papier ou par voie électronique, seront ouvertes publiquement ou en présence d'au moins trois personnes selon les mesures de protection appropriées. Tous les documents relatifs aux appels d'offres et aux appels de propositions, ainsi que les renseignements des soumissionnaires ou des promoteurs, seront traités de manière confidentielle et des mesures appropriées seront mises en place pour protéger l'information de nature délicate tout au long du processus.
5. Définitions
La section qui suit contient la définition des principaux termes utilisés dans la politique aux fins d'une interprétation et d'une application claires et cohérentes. Ces termes pourraient comprendre :
- les fonctions des personnes et des comités concernés (p. ex. gestionnaire de projet, agent d'approvisionnement, comité d'évaluation);
- les types de méthodes de sollicitation, notamment le processus concurrentiel ouvert, le processus concurrentiel sur invitation et le processus non concurrentiel (à fournisseur unique);
- les seuils qui déterminent la méthode de sollicitation et le processus d'approbation conformément aux exigences de SAC;
- les documents types, comme les appels d'offres, les appels de propositions, les demandes de qualification et les critères et la méthode d'évaluation.
6. Rôles et responsabilités
La section qui suit définit les rôles, les responsabilités et les structures de gouvernance qui favorisent l'exécution efficace et responsable des processus.
Voici des éléments dont la Première Nation pourrait tenir compte dans l'élaboration de cette section :
- Gouvernance et supervision : Nommer les personnes ou organismes responsables de la supervision et de la prise de décisions, y compris les dirigeants, les gestionnaires de projet, les agents d'approvisionnement et les comités. Préciser la manière dont les pouvoirs sont délégués et dont les décisions sont approuvées.
- Cadres juridique et financier : Décrire la façon dont les activités correspondent aux cadres juridique, financier et stratégique applicables. Par exemple, les projets d'immobilisations financés par SAC par l'intermédiaire des autorisations du PIE et du FIPN doivent se conformer au Protocole pour les infrastructures financées par SAC.
- Limites et procédures d'approbation : Établir des seuils et des procédures d'approbation clairs pour différents types et valeurs de projets, de sorte à assurer la cohérence, la responsabilité et le degré d'examen requis.
- Autres rôles et responsabilités essentiels déterminés par la [Première Nation].
À titre de référence, la section 8.3 de la Politique d'appel d'offres de SAC décrit les rôles et responsabilités des Premières Nations pour les projets d'immobilisations financés par SAC par l'intermédiaire des autorisations du PIE et du FIPN.
7. Seuils
La section qui suit explique la façon dont les seuils sont fixés, puis appliqués aux méthodes de sollicitation qui peuvent être utilisées pour différents types de projets.
En ce qui concerne les projets d'immobilisations financés par SAC par l'intermédiaire des autorisations du PIE et du FIPN, les seuils fixés pour [nom de la Première Nation] sont décrits à l'annexe 3 de la Politique d'appel d'offres de SAC.
8. Processus et méthodes de sollicitation
La section qui suit présente les différentes approches qui peuvent être utilisées pour solliciter des soumissions ou des propositions pour la réalisation de projets. Chaque méthode doit être clairement définie et accompagnée d'indications précisant quand et comment elle peut être appliquée.
Il y a à la section 7.4 de la Politique d'appel d'offres de SAC des directives sur l'application de différentes méthodes de sollicitation pour les projets d'immobilisations financés par SAC par l'intermédiaire du PIE et du FIPN.
9. Préparation et distribution des documents relatifs aux appels d'offres et aux appels de propositions
La section qui suit indique la façon de préparer les appels d'offres et les appels de propositions.
Elle peut également décrire les méthodes et moyens pouvant être utilisés pour communiquer avec les soumissionnaires ou promoteurs potentiels.
Des directives sur la préparation des appels d'offres et de propositions pour les projets financés par SAC par l'intermédiaire des autorisations du PIE et du FIPN se trouvent à la section 7.6 de la Politique d'appel d'offres de SAC. Il y a par ailleurs des pratiques exemplaires de l'industrie à prendre en compte à l'annexe 4 de la politique d'appel d'offres.
10. Évaluation des soumissions et des propositions, et attribution des contrats
La section qui suit décrit la façon dont sont évaluées les soumissions et les propositions ainsi que la méthode utilisée pour sélectionner le soumissionnaire ou le promoteur retenu.
Elle pourrait aussi contenir des directives sur la manière dont les ressources locales devraient être prises en compte pendant le processus d'évaluation.
La section 7.7 ainsi que l'annexe 5 contiennent des directives sur l'évaluation des soumissions et des propositions pour les projets d'immobilisations financés par SAC par l'intermédiaire du PIE et du FIPN. Les exigences relatives à l'attribution des contrats pour ces projets figurent à la section 7.8 de la politique de SAC.
11. Tenue de dossiers et consignation
La section qui suit contient des directives sur la tenue de dossiers exacts et complets visant à favoriser la transparence, la responsabilité et la préparation en cas d'audit.
La Première Nation peut définir ses attentes concernant la tenue de dossiers, notamment les types de documents à conserver, comme les documents liés aux appels d'offres et aux appels de propositions, aux processus d'évaluation et à l'attribution des contrats.
La Première Nation doit établir des procédures claires pour veiller à ce que les dossiers soient bien organisés, accessibles et conservés de manière sécurisée, et que la période de conservation des dossiers d'approvisionnement soit appropriée, le tout conformément aux lois applicables, aux accords de financement et aux politiques de l'organisation.
La section 7.9 de la Politique d'appel d'offres de SAC décrit les types de documents écrits qui doivent être conservés.
12. Résolution des conflits
La section qui suit décrit les démarches à suivre pour prévenir l'influence d'intérêts personnels sur les décisions contractuelles et les façons de régler les conflits qui pourraient survenir.
Voici des sujets qui pourraient figurer dans cette section :
- Les exigences en matière de divulgation.
- Des exemples de conflits.
- Les procédures de traitement et de gestion des conflits.
La Première Nation est fortement encouragée à consulter son conseiller juridique au sujet de la résolution des conflits et pour s'assurer de la conformité de sa politique aux lois applicables et aux exigences des accords de financement.
13. Examen et mise à jour de la politique
La Première Nation est encouragée à mettre en place un cycle régulier de révision pour veiller à ce que la politique continue de répondre aux besoins de la communauté et respecte les accords de financement applicables, les exigences prévues par la loi et les pratiques exemplaires de l'industrie.
14. Personnes-ressources
Fournir les coordonnées des personnes avec qui communiquer pour les demandes de renseignements relatives à la politique.
15. Annexes
Fournir les documents d'appui et les modèles.