Audit de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones

Rapport d’audit interne
Préparé par : Direction générale des services de vérification et d’assurance

22 mai 2025

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Tables des matières

Acronymes

AMG
Autres ministères gouvernementaux
REA
Répertoire des entreprises autochtones
SAC
Services aux Autochtones Canada
SAEA
Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones
STAEA
Stratégie de transformation de l’approvisionnement auprès des entreprises autochtones

Sommaire

Grâce à un engagement à long terme à l’égard de la promotion du développement économique et de l’entrepreneuriat autochtones, la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA) du gouvernement du Canada joue un rôle essentiel dans l’amélioration de la participation des Autochtones aux marchés publics fédéraux. Mise sur pied en 1996 et révisée en août 2021, la SAEA veille à ce que les entreprises admissibles, à savoir celles qui sont détenues et contrôlées à au moins 51 % par des Autochtones et qui sous-traiteront au moins 33 % des contrats à des entreprises autochtones, aient la priorité pour les processus de passation de marchés réservés obligatoires et facultatifs. Administrée par la Direction de la Stratégie de transformation de l’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (DSTAEA) de Services aux Autochtones Canada (SAC), la SAEA est essentielle à la réalisation de l’objectif d’attribuer au moins 5 % de la valeur totale des marchés fédéraux à des entreprises détenues et dirigées par des Autochtones.

Au cours de l’exercice 2022-2023, les marchés réservés dans le cadre de la SAEA ont représenté environ 862,8 millions de dollars des 1,6 milliard de dollars dépensés pour l’approvisionnement auprès des entreprises autochtones. Le programme a donc des retombées financières et économiques importantes. Le Répertoire des entreprises autochtones (REA) appuie la stratégie au moyen d’une plateforme accessible au public regroupant les entreprises autochtones qui répondent aux critères d’admissibilité de la SAEA. Ces entreprises consentent à la tenue d’audits pour préserver l’intégrité du programme.

L’audit de la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones a été réalisé dans le cadre du Plan d’audit axé sur les risques de Services aux Autochtones Canada pour la période de 2024-2025 à 2025-2026. Il a pour objectif de fournir une assurance sur les principaux aspects de la SAEA, notamment la vérification du statut d’entreprise autochtone, la robustesse des pratiques de suivi et d’établissement de rapports liées à la cible minimale obligatoire de 5 % des marchés publics attribués à des entreprises autochtones et la concordance générale du programme avec ses avantages escomptés pour les entreprises autochtones admissibles. L’audit, couvrant les activités du 1er avril 2022 au 31 mars 2024, a utilisé un éventail de techniques, y compris des entrevues avec les intervenants, des examens de documents, des démonstrations des systèmes de suivi des données et des tests sur les inscriptions au Répertoire des entreprises autochtones (REA), sélectionnées selon une combinaison d’échantillonnage aléatoire et d’échantillonnage au jugement, en fonction de la complexité et du type d’entreprise (par exemple, coentreprises, entreprises individuelles, coopératives).

Principales constatations

L’audit a relevé la présence d’un cadre de gouvernance solide et une concordance évidente avec la cible minimale obligatoire de 5 % des marchés attribués aux entreprises autochtones, qui reflètent le rôle important du programme dans la promotion de la participation économique des Autochtones. Toutefois, plusieurs possibilités d’amélioration ont été relevées. Les principales constatations rappellent que, bien qu’il y ait des mécanismes permettant de vérifier l’admissibilité des entreprises autochtones à la SAEA, il est nécessaire d’établir des procédures normalisées définitives ainsi que des listes de contrôle exhaustives pour traiter les cas complexes et garantir une application précise et cohérente des exigences de la SAEA. En outre, des lacunes ont été observées pour ce qui est de la formation du personnel, limitation de la supervision de la vérification par des tiers de l’admissibilité des entreprises autochtones et des pratiques incohérentes de contrôle des critères d’admissibilité et d’établissement de rapports. L’audit a également mis en évidence des lacunes en matière de documentation, d’évaluation des risques et de mise en place de canaux officiels pour le signalement des cas de non-conformité, qui pourraient nuire à la transparence et à l’application cohérente des critères d’admissibilité de la SAEA. Aborder ces enjeux contribuera à assurer l’intégrité, la responsabilité et l’efficacité à long terme de la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA) dans la réalisation de ses avantages prévus pour les entreprises autochtones admissibles.

L’audit a donné lieu aux quatre recommandations suivantes :

  1. Le sous-ministre adjoint de Terres et développement économique devrait mettre en place des lignes directrices et procédures normalisées définitives en matière de vérification afin que tous les dossiers comportent une documentation complète et fassent l’objet d’une application cohérente. Parallèlement, un programme de formation structuré et continu sera mis en œuvre pour outiller le personnel grâce à des connaissances à jour sur les critères de vérification, y compris pour les cas complexes (p. ex. les coentreprises).
  2. Le sous-ministre adjoint de Terres et développement économique devrait renforcer les efforts de suivi et de prévention des abus en augmentant la fréquence des audits, en mettant en place des mécanismes de détection de la fraude et des évaluations formelles des risques spécifiques à la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA), et en formalisant les systèmes de rapport de non-conformité afin d’assurer une surveillance plus rigoureuse et de réduire le risque d’abus.
  3. Le sous-ministre adjoint de Terres et développement économique devrait renforcer les efforts actuels en officialisant la mise en place d’une approche structurée pour l’examen des tendances en matière de données, en renforçant les mécanismes de suivi des échéances des rapports et en améliorant les processus de signalement des autres ministères gouvernementaux (AMG) concernant les retards potentiels. Compte tenu de l’ampleur des rapports à établir dans 96 ministères, il convient d’étudier la mise en place d’une approche modulable et proportionnée.
  4. Le sous-ministre adjoint de Terres et développement économique devrait mettre en place un système officiel de suivi et d’intégration des commentaires des intervenants autochtones et crée un processus permettant de donner suite aux recommandations du Groupe de travail interministériel des directeurs généraux sur l’objectif de 5 %. Ces mesures devraient contribuer à ce que les ajustements apportés au programme concordent avec la stratégie à long terme visant à répondre à l’évolution des besoins des entreprises et des communautés autochtones, et ainsi garantir des améliorations durables et des retombées à long terme.

Énoncé de conformité

L’audit est conforme aux Normes mondiales de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes et à la Politique sur l’audit interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du Programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Réponse de la direction

La direction approuve les constatations. Elle a accepté les recommandations formulées dans le rapport et a élaboré un plan d’action afin d’y donner suite. Le plan d’action de la direction a d’ailleurs été intégré au présent rapport.

1. Contexte

La Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones, établie par le gouvernement fédéral en 1996 et mise à jour en août 2021, vise à accroître la participation des entreprises autochtones aux processus d’approvisionnement fédéraux, ce qui s’inscrit dans les objectifs plus généraux de favoriser le développement économique et l’entrepreneuriat autochtones. La Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA) facilite l’obtention de marchés par les entreprises autochtones qui répondent à des critères d’admissibilité précis, notamment :

Pour respecter ces critères, les entreprises doivent d’abord être inscrites au Répertoire des entreprises autochtones (REA), une plateforme accessible au public qui vérifie et répertorie les entreprises autochtones admissibles aux marchés publics dans le cadre de la SAEA. Au moment de l’inscription, les propriétaires doivent fournir des documents prouvant la propriété et le contrôle autochtones, ainsi que leur résidence au Canada. Les preuves de l’identité autochtone sont notamment les suivantes :

Services aux Autochtones Canada (SAC) évalue l’authenticité des documents justificatifs et, s’il y a lieu, des auditeurs tiers peuvent être sollicités pour vérifier des structures d’entreprise complexes. Les entreprises figurant sur la liste des bénéficiaires d’un traité moderne sont confirmées comme étant autochtones par le groupe autochtone avec lequel le Canada a signé le traité moderne.

Outre ces critères, les entreprises autochtones doivent répondre à toutes les exigences fonctionnelles et aux qualifications requises par le marché, comme n’importe quelle autre entreprise. Les contrats ne sont pas attribués uniquement sur la base du statut d’Autochtone, mais plutôt en fonction de la capacité de l’entreprise à accomplir toute la portée du marché et à fournir les livrables prévus.

Au-delà de la vérification de l’admissibilité, la SAEA comprend un volet pour les marchés réservés qui permet de désigner certains marchés à titre de marchés réservés obligatoires ou facultatifs pour les entreprises autochtones. Les marchés réservés obligatoires s’appliquent aux approvisionnements de plus de 5 000 $ lorsque les peuples autochtones sont les principaux bénéficiaires, ce qui fait en sorte que les entreprises autochtones ont la priorité pour ces marchés. Les marchés réservés facultatifs peuvent être utilisés lorsqu’une capacité autochtone suffisante a été relevée, même si les peuples autochtones ne sont pas les principaux bénéficiaires des biens ou des services de ces marchés.

Les ministères et organismes doivent tous mettre en œuvre l’approvisionnement auprès des entreprises autochtones afin d’atteindre la cible obligatoire de 5 % des marchés publics attribués aux Autochtones. La Direction de la Stratégie de transformation de l’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (STAEA) de SAC supervise la mise en œuvre de la SAEA. Il s’agit d’un mécanisme essentiel qui aide les ministères et les organismes à respecter le mandat du gouvernement d’attribuer au moins 5 % de la valeur totale des contrats fédéraux à des entreprises détenues et dirigées par des Autochtones. La Direction recueille également les plans et les résultats des organisations fédérales et rend compte au public du rendement de l’ensemble du gouvernement par rapport à la cible de 5 %.

La cible minimale obligatoire de 5 % comprend :

L’instauration de la cible de 5 % est échelonnée sur trois ans, et sa pleine mise en œuvre est prévue pour la fin de l’exercice 2024-2025.

Le REA soutient la SAEA en fournissant une plateforme accessible au public qui répertorie les entreprises autochtones qui ont fait l’objet d’une vérification. Ces entreprises doivent répondre aux critères d’admissibilité de la SAEA.

Vérification des entreprises du REA et de la SAEA

La Direction de la STAEA est chargée de superviser le processus de vérification des entreprises autochtones dans le cadre du REA. Il s’agit de s’assurer que les entreprises inscrites au REA satisfont aux critères d’admissibilité établis, et que les entreprises qui soumissionnent ou ont été retenues pour des marchés réservés dans le cadre de la SAEA satisfont aux critères.

Les entreprises autochtones qui souhaitent s’inscrire au REA doivent consentir à ces audits et accepter de fournir tous les documents requis pour démontrer leur conformité aux critères de la SAEA. Cette procédure vise à préserver l’intégrité du REA et du programme de marchés réservés de la SAEA.

Trois types d’audits sont effectués :

  1. Les audits antérieures à l’attribution sont obligatoires pour les marchés d’une valeur d’au moins 2 millions de dollars et sont effectuées avant l’attribution des marchés afin de vérifier les critères de propriété et de contrôle. Toutefois, elles peuvent aussi être effectuées pour les marchés réservés d’une valeur inférieure à 2 millions de dollars lorsque le ministère concerné, l’autorité contractante ou SAC en fait la demande.
  2. Les audits postérieures à l’attribution déterminent la conformité pendant toute la durée du marché, en veillant à ce que le critère du contenu autochtone soit respecté.
  3. Les audits discrétionnaires sont effectuées indépendamment de l’attribution de marchés particuliers, afin de maintenir l’intégrité globale des programmes du REA et de la SAEA.

Si une entreprise ne fournit pas les documents requis ou si elle est jugée non conforme, elle pourrait être retirée du REA et se voir imposer d’autres pénalités contractuelles.

Rendement et contribution de la SAEA par phase

Conformément à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor, la DSTAEA recueille et publie des données sur le rendement des ministères fédéraux par rapport à la cible minimale obligatoire de 5 %. Pour l’exercice 2022-2023, la DSTAEA a recueilli les données suivantes sur les résultats :

  1. Les marchés réservés de la SAEA représentent 862 818 576 $ sur les 1,6 milliard de dollars que le gouvernement du Canada consacre à l’approvisionnement auprès des entreprises autochtones.
  2. Les marchés attribués aux entreprises autochtones qui ne sont pas des marchés réservés de la SAEA (c’est-à-dire les marchés attribués aux bénéficiaires d’un traité moderne assorti d’obligations en matière d’approvisionnement, ainsi que les marchés découlant d’un appel d’offres ouvert qui sont attribués à des entreprises autochtones) représentent 763 419 138 $ sur les 1,6 milliard de dollars.
  3. Les possibilités de sous-traitance et les cartes d’achat de moins de 10 000 $ représentent 6 088 396 $ sur les 1,6 milliard de dollars.
Ventilation des dépenses d’approvisionnement du gouvernement du Canada auprès des entreprises autochtones dans le cadre de la SAEA et des marchés connexes (exercice 2022-2023)
Catégorie Montant Pourcentage des dépenses totales
SAEA 862 818 576 $ 52,86 %
Entreprises autochtones hors de la SAEA 763 419 138 $ 46,77 %
Sous-traitance + cartes d’achat de moins de 10 000 $ 6 088 396 $ 0,37 %
Total 1 632 326 110 $

Gouvernance de la SAEA

La gouvernance de la SAEA joue un rôle important en ce qui a trait au soutien de la mise en œuvre de la cible obligatoire en matière d’approvisionnement, établi en mai 2021, qui consiste à attribuer au moins 5 % de la valeur des marchés publics fédéraux à des entreprises autochtones. Cette cible a entraîné d’importantes mises à jour de la stratégie, y compris le changement de nom de la SAEA et l’élargissement de la participation des entreprises autochtones.

Le suivi du respect de la cible minimale obligatoire de 5 % est assuré par le Groupe de travail interministériel des directeurs généraux sur l’objectif de 5 %, qui relève du Comité consultatif des sous‑ministres adjoints (SMA) sur la modernisation de l’approvisionnement. Le Groupe de travail veille à l’adoption d’une approche coordonnée à l’échelle du gouvernement pour l’atteinte de la cible de 5 %. Il aborde des thèmes clés de la mise en œuvre comme la définition de la cible de 5 %, la gestion des données et des rapports, la mobilisation des partenaires autochtones ainsi que la formation. Le Groupe de travail est présidé par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), avec Services aux Autochtones Canada (SAC) et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada en tant que vice-présidents. Services publics et Approvisionnement Canada assure également le soutien du secrétariat, y compris la coordination des réunions et la tenue des dossiers. Les réunions se tiennent tous les deux mois.

Le Groupe de travail interministériel est soutenu par le groupe de référence autochtone (GRA), qui comprend des représentants d’organisations autochtones et de ministères fédéraux, et qui offre une expertise et des recommandations pour améliorer les pratiques d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones. Le GRA a depuis pris la forme d’une table d’élaboration conjointe qui travaille actuellement avec la DSTAEA à la mise en place de nouvelles approches à l’égard des politiques.

2. À propos de l’audit

L’audit de la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA) faisait partie du Plan d’audit axé sur les risques de Services aux Autochtones Canada pour 2024-2025 à 2025-2026, qui a été présenté au Comité d’audit ministériel et approuvé par le sous-ministre en mai 2024.

2.1 Pourquoi l’audit est-il important?

L’équipe d’audit a cerné plusieurs facteurs critiques qui soulignent l’importance d’évaluer la SAEA. En effet, il s’agit d’une initiative fondamentale pour faire progresser la participation économique des Autochtones à l’économie canadienne dans son ensemble et veiller à ce que le programme soit mis en œuvre de manière efficace afin de soutenir les entreprises autochtones admissibles. L’importance de l’audit découle des considérations clés suivantes en matière de risque :

  1. Intégrité et conformité de la vérification de l’admissibilité : Il pourrait y avoir un risque que des lacunes dans la vérification du statut d’entreprise autochtone et le respect des critères de la SAEA nuisent à l’efficacité et à l’intégrité du programme dans son ensemble.
  2. Mécanismes robustes de suivi et d’établissement de rapports : Il pourrait y avoir un risque que les rapports inexacts et un suivi limité, en raison de données incomplètes ou erronées reçues d’autres ministères, pourraient fausser le rendement des ministères fédéraux relativement à l’atteinte de l’objectif d’attribuer 5 % des marchés publics fédéraux à des entreprises autochtones et compromettre la transparence, comme l’exige la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor du Canada.
  3. Concordance des avantages du programme et des retombées pour la population ciblée : Il pourrait y avoir un risque qu’un décalage entre la population visée par la stratégie et sa mise en œuvre pourrait avoir pour conséquence que les entreprises autochtones ne profitent pas pleinement de ses avantages, ce qui limiterait les retombées de l’initiative.

2.2 Objectif de l’audit

L’objectif de l’audit est d’évaluer l’efficacité de la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones en ce qui concerne la vérification du statut d’entreprise autochtone, les pratiques de suivi et d’établissement de rapports pour la collecte de données sur la cible minimale obligatoire de 5 %, dont les marchés réservés dans le cadre de la SAEA sont un volet, et la concordance entre la mise en œuvre du programme et les avantages escomptés pour les entreprises autochtones admissibles.

2.3 Portée de l’audit

L’audit a porté sur la période allant du 1er avril 2022 au 31 mars 2024 et a mis l’accent sur les activités de la SAEA au sein du Secteur des terres et du développement économique de Services aux Autochtones Canada.

La mission d’audit a porté essentiellement sur l’évaluation de l’efficacité de la SAEA en ce qui a trait à la vérification du statut d’entreprise autochtone, la prévention de l’utilisation abusive de la stratégie par des entreprises non autochtones et l’évaluation des pratiques de suivi et d’établissement de rapports pour la collecte de données afin de garantir le respect de la cible minimale obligatoire de 5 %, dont les marchés réservés dans le cadre de la SAEA sont un volet. En outre, l’audit a permis de déterminer si la stratégie, dans le cadre de sa mise en œuvre, produit les avantages escomptés pour les entreprises autochtones admissibles.

La portée de l’audit excluait les pratiques générales de passation de marchés, la gestion financière, les aspects budgétaires et toute activité d’approvisionnement non directement liée aux marchés de la SAEA, y compris les autres volets qui contribuent à l’atteinte de l’objectif de 5 %.

2.4 Approche et méthode de l’audit

L’audit a été effectué conformément aux exigences de la Politique sur l’audit interne du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et au Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l’Institut des auditeurs internes. L’équipe d’audit a examiné suffisamment d’éléments probants pertinents et obtenu suffisamment d’information pour fournir un niveau d’assurance raisonnable à l’appui de ses conclusions.

Effectué de mai 2024 à février 2025, le travail sur le terrain s’est échelonné sur trois phases : planification, réalisation et préparation du rapport. Les principales techniques d’audit utilisées se trouvent ci-dessous :

  • Des entrevues ont été menées avec les principaux intervenants à l’interne pour la SAEA, la Direction de la Stratégie de transformation de l’approvisionnement auprès des entreprises autochtones et le Système d’inscription des Indiens afin de recueillir des renseignements sur le fonctionnement du programme et de relever les lacunes et les aspects à améliorer.
  • L’équipe d’audit a analysé et examiné divers documents, notamment les principales politiques et directives associées à la SAEA, ainsi que les documents clés sur la stratégie (c.-à-d. le manuel sur le projet d’audit de la SAEA, les renseignements relatifs au suivi des audits, les résultats des audits postérieures à l’attribution, antérieures à l’attribution et discrétionnaires, etc.)
  • Un examen a été mené auprès de la Direction de la STAEA afin de comprendre comment les rapports et les données sont saisis et communiqués au gestionnaire. Il a permis d’avoir une bonne compréhension du système utilisé pour saisir ces données.
  • L’équipe d’audit a passé en revue 50 entreprises sélectionnées au hasard du Répertoire des entreprises autochtones (REA) afin de vérifier si les procédures de vérification appropriées avaient été suivies pour leur inclusion dans le REA.
  • La validation des fiches d’information a été effectuée de concert avec la Direction de la STAEA.

L’approche utilisée pour atteindre l’objectif de l’audit consistait, entre autres, à établir des critères d’audit permettant de formuler des observations et de tirer des conclusions. Les critères d’audit sont énoncés à l’annexe A.

3. Principales constatations et recommandations

3.1 Intégrité, conformité et efficacité des contrôles dans le cadre du processus de vérification de l’admissibilité de la SAEA

Contexte

Maintenir l'intégrité, la conformité et l'efficacité des contrôles dans le processus de vérification de l'admissibilité de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA) est essentiel pour protéger le programme contre les abus et garantir que les avantages atteignent les entreprises autochtones admissibles, comme prévu dans l'objectif de 5% d'approvisionnement du gouvernement. Étant donné l'impact économique significatif de la SAEA et son rôle dans le renforcement de la participation économique autochtone, l'audit a évalué si les procédures de vérification étaient exhaustives, appliquées de manière cohérente, soutenues par une tenue de dossiers précise, et si les contrôles empêchaient efficacement les entreprises non autochtones d'accéder aux avantages du programme.

L'audit s'attendait à trouver des procédures standardisées pour vérifier le statut des entreprises autochtones, soutenues par un système de documentation structuré pour garantir une tenue de dossiers précise et la conformité. Le personnel responsable de la vérification et du suivi de la conformité devait recevoir une formation formelle, et des mécanismes de suivi devaient être en place pour s'assurer que les entreprises inscrites dans le Répertoire des entreprises autochtones (REA) continuent de répondre aux critères d'admissibilité au fil du temps. Des évaluations des risques formalisées étaient prévues pour identifier les vulnérabilités et orienter les stratégies d'atténuation, accompagnées de contrôles préventifs et de mesures de détection de la fraude pour minimiser les abus. Enfin, des procédures claires et structurées pour identifier et escalader les cas de non-conformité étaient attendues afin d'assurer un signalement cohérent et transparent.

Risque

Il y a un risque que les processus de vérification et les contrôles effectués dans le cadre de la SAEA ne fournissent pas une assurance suffisante en matière d’intégrité et de conformité. Cette situation pourrait être attribuable à l’absence de lignes directrices définitives, à des incohérences dans la formation du personnel, à des lacunes dans la documentation, à des mécanismes de suivi inadéquats, à des évaluations des risques incomplètes, à des contrôles préventifs insuffisants et à l’absence de procédures officielles en matière de signalement. Ces lacunes augmentent le risque d’utilisation abusive du programme, sapent la confiance à l’égard du processus de vérification et nuisent à la transparence du contrôle de la conformité.

Constatations

Absence de lignes directrices et de procédures normalisées définitives

L’audit a révélé que, bien qu’il existe des mécanismes de vérification, il n’y a pas de procédure normalisée définitive régissant le processus. Cela augmente le risque d’incohérences dans la manière dont l’admissibilité est déterminée. En outre, il n’existe pas de liste de contrôle exhaustive pour évaluer les cas complexes, tels que les coentreprises, ce qui pose des problèmes pour l’application précise et cohérente des exigences de la SAEA.

Incertitude et manque de formation du personnel

Les responsabilités en matière de vérification étaient auparavant déléguées à des auditeurs tiers qui faisaient l’objet d’une supervision limitée. En conséquence, le personnel interne n’a pas reçu de formation officielle sur la vérification de l’admissibilité, ce qui a entraîné des incohérences dans l’évaluation des exigences relatives à la propriété et au contrôle autochtones de 51 %. L’examen de l’échantillon de 50 inscriptions au REA a révélé des incohérences, en particulier dans les cas impliquant des structures d’entreprise complexes. En outre, il n’y a pas de formation spécialisée portant sur l’identification potentiel des demandes frauduleuses ou sur l’évaluation des risques liés à l’accès au programme. À l’heure actuelle, la formation est offerte de manière ponctuelle et la capacité ministérielle pour assurer un transfert de connaissances cohérent est limitée.

Mécanismes de suivi inadéquats et audits incohérentes

L’audit a révélé que le processus de contrôle actuel repose principalement des audits effectués par des tiers, ce qui semble insuffisant compte tenu du grand nombre d'entreprises inscrites dans le Répertoire des entreprises autochtones (REA). Au 21 août 2024, le REA comptait 2 925 inscriptions actives. Au cours de l'exercice financier 2023-2024, un total de 213 audits discrétionnaires, deux audits avant l’attribution et un audit après l’attribution ont été réalisés. Avant 2023, les audits des entreprises étaient effectuées par des cabinets tiers; cependant, ces activités étaient menées avec une supervision limitée de la part du ministère, ce qui peut avoir contribué à des incohérences dans l'application des critères d'admissibilité et à des défis pour le programme. De plus, la supervision par le personnel variait en fonction de la complexité de la structure de l'entreprise, entraînant une surveillance inégale. Malgré l’augmentation du nombre d’audits discrétionnaires, le nombre limité d’audits avant et après l’attribution, ainsi que la dépendance à l’égard de la vérification par des tiers, ont pu entraîner des lacunes dans l’assurance que les entreprises respectent constamment les critères d’admissibilité de la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA). La vérification est désormais effectuée par une combinaison d'employés de la Stratégie de transformation de l'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (STAEA) et de nouveaux auditeurs tiers. La Direction a indiqué que ce processus s'améliore par rapport aux audits menés par les auditeurs précédents.

Application incohérente des critères d’admissibilité

Le niveau de rigueur appliqué lors du processus de vérification variait considérablement. Certaines demandes faisaient l'objet d'une évaluation minimale, tandis que d'autres étaient soumises à un examen rigoureux. Ces incohérences découlaient d'un manque de procédures normalisées, de niveaux de rigueur variables appliqués par les vérificateurs précédents et de lacunes dans la formation lorsque Services aux Autochtones Canada (SAC) a assumé la responsabilité en 2023. De plus, une flexibilité temporaire dans le processus d'approbation a entraîné de nombreuses approbations accordées sur une base conditionnelle, ce qui signifie que les entreprises ont été autorisées à s'inscrire dans le Répertoire des entreprises autochtones (REA) tout en étant en attente de la soumission ou de la validation de certains documents requis pour confirmer l'identité autochtone. En raison de priorités concurrentes, de la capacité limitée du personnel et de l'absence d'un processus structuré de suivi, la majorité de ces approbations conditionnelles n'ont pas été réexaminées, créant ainsi des risques potentiels liés à la conformité aux critères d'admissibilité.

Lacunes liées à la documentation et à la surveillance

Bien qu’il incombe aux entreprises de fournir la documentation requise dans le cadre de la procédure de demande d’inscription au REA, l’audit a mis en évidence des lacunes dans la documentation relative aux dossiers de vérification pour la période allant de 2020 à 2022. Plus précisément, l’examen d’un échantillon aléatoire de 50 entreprises autochtones a révélé que, dans 68 % des cas, les documents de vérification étaient manquants ou incomplets. Ce problème était principalement lié aux processus d'audit effectués par des tiers à l'époque, pour lesquels il n'existait aucune preuve que le précédent contractant en charge de l'audit ait recueilli ou conservé la documentation justificative nécessaire. En outre, certains dossiers n’ont pas été transférés des anciens systèmes, ce qui a compliqué davantage la vérification de la conformité. Le programme a confirmé que l’équipe de la SAEA veille activement à régler ce problème en téléchargeant à nouveau manuellement les documents manquants.

Évaluations des risques insuffisantes pour l’accès au programme

Bien que des évaluations des risques formelles et spécifiques au programme n'aient pas été menées pour la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA), le Profil de risque organisationnel du ministère identifie plusieurs vulnérabilités directement liées au processus de la SAEA. Celles-ci incluent des obstacles à l'inscription dans le Répertoire des entreprises autochtones (REA), tels que l'accès limité à la technologie, la complexité des audits de vérification de la propriété, ainsi que les défis auxquels sont confrontées les communautés et entreprises autochtones plus petites ou éloignées. Bien que ces risques soient reconnus à un niveau global, ils mettent en évidence la nécessité de réaliser des évaluations de risques plus détaillées et ciblées pour la SAEA, afin de mieux comprendre et atténuer les obstacles à la participation et de soutenir les progrès vers la réconciliation économique.

Absence de contrôles préventifs pour lutter contre la participation frauduleuse

L’audit a montré que le processus de vérification ne comporte pas suffisamment de contrôles et de méthodes robustes de détection de la fraude pour identifier les entreprises qui font de fausses déclarations quant à leur admissibilité à la SAEA. L’assouplissement temporaire des exigences en matière de preuves à fournir pendant la pandémie de COVID-19 a exacerbé ces vulnérabilités.

Absence de canaux officiels pour signaler les cas de non-conformité

Il n’y a pas de procédures officielles pour signaler les cas de non-conformité ou pour les acheminer au palier supérieur dans le cadre de la SAEA. À l’heure actuelle, les cas de non-conformité sont généralement traités au niveau des contrats par chaque ministère plutôt que centralement par SAC. Par conséquent, lorsqu’il est établi qu’une entreprise est non conforme, la procédure de retrait de son inscription du REA n’est pas toujours documentée ou suivie de manière cohérente. Les audits postérieures à l’attribution, qui sont essentielles pour relever et traiter les cas de non-conformité, ont été peu fréquentes. En effet, aucune vérification du genre n’a été réalisée en 2022, deux ont été complété en 2023 et aucune complété en 2024. Il peut y avoir un manque de sensibilisation et de formation limitées parmi les autorités contractantes concernant la disponibilité des outils et des processus pour initier les audits après l'attribution, ce qui mène à une utilisation peu fréquente de ce mécanisme de vérification de la conformité. En outre, l’absence de procédures officielles pour signaler les cas de non-conformité et les acheminer au palier supérieur dans le cadre de la SAEA pourrait contribuer à l’incertitude quant au moment et à la manière de réaliser ces audits.

L'audit a révélé des lacunes importantes en matière d'intégrité, de conformité et d'efficacité des contrôles dans le processus de vérification de l'admissibilité de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA). Les principales préoccupations incluent des faiblesses dans la surveillance, des audits incohérents, l'achèvement incomplet des évaluations des risques, des contrôles préventifs insuffisants, l'absence de mécanismes de rapport formels et un manque de formation spécialisée pour le personnel. Des actions immédiates pour renforcer les contrôles, accroître la capacité et mettre en œuvre des procédures normalisées sont cruciales pour améliorer l'intégrité de la SAEA.

Recommandations

  1. Le sous-ministre adjoint de Terres et développement économique devrait finaliser et normaliser des lignes directrices et des procédures normalisées définitives en matière de vérification afin que tous les dossiers comportent une documentation complète et fassent l’objet d’une application cohérente. Parallèlement, un programme de formation structuré et continu sera mis en œuvre pour outiller le personnel grâce à des connaissances à jour sur les critères de vérification, y compris pour les cas complexes (p. ex. les coentreprises).
  2. Le sous-ministre adjoint de Terres et développement économique devrait renforcer les efforts de suivi et de prévention des abus en augmentant la fréquence des audits, en mettant en place des mécanismes de détection de la fraude et des évaluations formelles des risques spécifiques à la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA), et en formalisant les systèmes de rapport de non-conformité afin d’assurer une surveillance plus rigoureuse et de réduire le risque d’abus.

3.2 Suivi et rapport sur la cible minimale obligatoire de 5 %

Contexte

Une surveillance et un suivi efficaces de l'objectif de 5 % d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones sont essentiels pour assurer l'intégrité des données utilisées pour la surveillance et la reddition de comptes à travers les ministères.

L’audit a évalué les pratiques de suivi et d’établissement de rapports concernant la cible minimale obligatoire de 5 %, afin de déterminer si la collecte de données sur les marchés attribués à des entreprises autochtones est précise, opportune et fiable. L’audit a ciblé les processus de vérification, les mécanismes d’établissement de rapports et les contrôles liés à la tenue de dossiers de la DSTAEA afin d’évaluer la conformité par rapport à la cible minimale obligatoire de 5 % et de garantir des pratiques de suivi robustes.

L'audit s'attendait à trouver des procédures de vérification des données complètes pour garantir l'exactitude des attributions de contrats déclarées. Des mécanismes de surveillance efficaces devaient être en place pour identifier et corriger les écarts dans les données reçues d'autres ministères, ainsi qu'un processus structuré pour le suivi de la ponctualité des rapports et la communication des retards. Il anticipait également des pratiques de tenue de dossiers sécurisées et bien documentées pour préserver l'intégrité des données, accompagnées de revues périodiques afin d'évaluer les tendances des données et de traiter les problèmes systémiques d'exactitude.

Risque

Il peut y avoir un risque que les pratiques de suivi et d’établissement de rapports ne soutiennent pas pleinement l’intégrité et la fiabilité des données sur l’approvisionnement auprès des entreprises autochtones. Cette situation pourrait être attribuable à l’absence d’examens périodiques structurés, à des lacunes dans le suivi des échéances des rapports, à la dépendance à l’égard du signalement informel des retards et aux incohérences potentielles dans les données provenant des autres ministères gouvernementaux (AMG). Ces lacunes peuvent avoir une incidence sur la transparence, la reddition de comptes et l’efficacité générale des processus d’établissement de rapports de la DSTAEA.

Constatations

Absence d’examens périodiques structurés des tendances des données

L'audit a révélé que, bien que la Stratégie de transformation de l'approvisionnement auprès des entreprises autochtones dispose d'un processus de vérification solide pour la vérification des données d'approvisionnement autochtone soumises par les autres ministères et organismes, les examens des tendances des données sont effectués lors de la rédaction et de la publication des rapports. Cependant, il n'existe aucun processus structuré pour effectuer des examens périodiques des tendances des données rapportées. La normalisation de ce processus permettrait d’améliorer la capacité à relever proactivement les tendances susceptibles d’indiquer des problèmes systémiques plus vastes. La DSTAEA a identifié les efforts prévus pour améliorer l’analyse des tendances, ce qui pourrait renforcer davantage la qualité des données et la prise de décisions. En outre, l’absence d’un processus structuré pour la revue des tendances limite la capacité à relever proactivement les risques émergents et à peaufiner les méthodes de vérification au fil du temps.

Absence de mécanismes officiels de suivi des échéances des rapports

Les échéances des rapports sont fixées conformément aux directives du Conseil du Trésor et des suivis informels sont effectués pour renforcer la reddition de comptes. La DSTAEA mobilise actuellement le bureau du directeur général pour l’envoi des rappels et utilise un outil de suivi interne pour contrôler le respect des échéances de présentation des rapports. Cependant, il n’y a pas de processus officiel permettant de suivre les échéances et de faire remonter les retards au palier supérieur de manière cohérente dans les 96 ministères. Si l’approche informelle actuelle a permis d’éviter des retards importants jusqu’à présent, l’absence d’un système structuré et modulable pourrait limiter la capacité de relever et de traiter les retards de manière proactive à mesure que le processus d’établissement de rapports prendra de l’ampleur. L’absence d’un processus officiel permettant d’informer les autres ministères des échéances non respectées réduit également la transparence, ce qui rend difficiles la reddition de comptes et la présentation des rapports en temps voulu dans l’ensemble des ministères.

Application incohérente des examens de la tenue des dossiers

La DSTAEA alimente un système de tenue de dossiers sécurisé et structuré à l’aide d’un outil de suivi des données automatisé et GCdocs, ce qui garantit l’intégrité des données. Toutefois, l’audit a permis d’établir qu’il n’y a pas de processus officiel pour mener des examens planifiés des pratiques de tenue de dossiers. La DSTAEA a mis en place des contrôles rigoureux de la tenue des dossiers, notamment un système de suivi automatisé, un stockage sécurisé des documents et des pistes d’audit. Les dossiers relatifs au suivi et à la communication des données sur l’approvisionnement auprès des entreprises autochtones sont mis à jour chaque année et approuvés par l’administrateur général. Bien que ces processus garantissent l’intégrité des données, un processus d’examen plus structuré et planifié pourrait renforcer la cohérence en ce qui a trait à l’application des pratiques de tenue de dossiers des ministères. En outre, l’absence de protocoles d’examen normalisés peut entraîner des divergences dans les pratiques de gestion des données des entités tenues de faire rapport.

Les pratiques de suivi et d’établissement de rapports mises en œuvre par la DSTAEA constituent une base solide pour garantir l’exactitude, l’opportunité et l’intégrité des données relatives à l’approvisionnement auprès des entreprises autochtones. Tout en veillant à la transparence de ses efforts en matière de rapports, la Direction utilise des processus de vérification exhaustifs et des mécanismes de tenue de dossiers sécurisés. Compte tenu de l’ampleur des rapports à établir pour les 96 ministères, il conviendrait d’explorer la mise en place d’une approche modulable et proportionnée pour s’assurer que les améliorations apportées sont pratiques et efficaces pour renforcer l’intégrité des données et de la reddition de comptes en matière de rapports. La correction de ces lacunes permettrait de rehausser la fiabilité et la reddition de comptes relatives au cadre de suivi et de production de rapports de la DSTAEA.

Recommandations

  1. Le sous-ministre adjoint de Terres et développement économique devrait renforcer les efforts actuels en officialisant la mise en place d’une approche structurée pour l’examen des tendances en matière de données, en renforçant les mécanismes de suivi des échéances des rapports et en améliorant les processus de signalement des autres ministères concernant les retards potentiels. Compte tenu de l’ampleur des rapports à établir pour les 96 ministères, il convient d’étudier la mise en place d’une approche modulable et proportionnée.

3.3 Réactivité, intégration des rétroactions et suivi de la performance dans la SAEA

Contexte

Pour que la SAEA soutienne concrètement les entreprises autochtones nécessite, il faut que les activités du programme, les résultats mesurables et les besoins évolutifs de la population cible soient clairement alignés.

L’audit a examiné dans quelle mesure la SAEA respecte ses objectifs et sa population cibleNote de bas de page 1. Plus précisément, l’audit a porté sur la manière dont la stratégie mesure son impact sur les entreprises autochtones, garantit l’accessibilité et intègre les commentaires reçus afin que des améliorations continues puissent être apportées à la Direction. L’accent a été mis sur la capacité de la stratégie à offrir des possibilités économiques véritables, à lever les obstacles et à répondre à l’évolution des besoins des entreprises autochtones.

L'audit s'attendait à ce que les activités de mise en œuvre de la stratégie soient clairement documentées, mesurables et directement alignées avec ses objectifs visant à soutenir les entreprises autochtones. Il s'attendait également à ce que la direction recueille, analyse et intègre les rétroactions des intervenants autochtones afin d'améliorer les avantages du programme et sa réactivité. De plus, des mécanismes de suivi de la performance étaient anticipés pour fournir des informations sur les variations régionales et les défis rencontrés par différents groupes d'entreprises autochtones, garantissant ainsi un accès équitable aux opportunités d'approvisionnement.

Risque

Il peut y avoir un risque que la stratégie ne prenne pas pleinement en compte les besoins évolutifs des entreprises autochtones, ou n’y réponde pas adéquatement, en raison de lacunes dans l’intégration des commentaires, le suivi du rendement et la mise en œuvre structurée des recommandations. Cela pourrait entraîner des incohérences dans l’ajustement de la stratégie, des occasions ratées de surmonter les obstacles et une diminution de la confiance des intervenants autochtones.

Constatations

Absence de système centralisé pour le suivi et l’intégration des commentaires

L’audit a révélé que, bien que la DSTAEA mobilise activement les entreprises et les intervenants autochtones par divers mécanismes de consultation, il n’y a pas de système centralisé de suivi, d’analyse et d’intégration des commentaires en vue d’apporter des ajustements au programme. Si les commentaires sont recueillis par de multiples canaux, notamment le Réseau de l’approvisionnement auprès des entreprises autochtones, la table d’élaboration conjointe (anciennement le groupe de référence autochtone) et les organes consultatifs, il n’y a pas de mécanisme structuré permettant de garantir que ces commentaires font l’objet d’un examen et d’un suivi systématiques. L’absence d’un système centralisé peut nuire à la capacité du programme de répondre aux besoins évolutifs de manière opportune et cohérente.

Absence de processus officiel d’évaluation et de hiérarchisation des commentaires

Bien que le programme démontre son engagement à l’égard de l’amélioration continue en intégrant les commentaires des partenaires et des intervenants (entreprises, organisations et communautés autochtones, etc.), l’absence d’un cadre structuré pour l’évaluation et la hiérarchisation des commentaires limite sa capacité à répondre systématiquement aux préoccupations. Même si l’information est recueillie, elle est souvent examinée de manière ponctuelle, sans critères clairs pour déterminer quelles recommandations doivent être mises en œuvre et dans quel ordre. L’absence d’approche officielle augmente le risque que des préoccupations importantes des intervenants soient négligées ou prises en compte de manière incohérente.

Suivi limité des efforts de collaboration et des résultats

L’audit a révélé que, bien que le Groupe de travail interministériel des directeurs généraux sur l’objectif de 5 % soit un mécanisme de collaboration important, il n’y a pas de processus officiel permettant de suivre les recommandations, les décisions et l’état d’avancement de la mise en œuvre. En l’absence d’un mécanisme de suivi structuré, les possibilités d’amélioration relevées lors des discussions interministérielles risquent de ne pas faire l’objet d’un suivi systématique et de ne pas mener à l’amélioration du programme.

Lacunes dans les indicateurs permettant de mesurer les défis régionaux et propres à certains groupes

Le programme suit le rendement global en fonction de la cible minimale obligatoire de 5 % pour l’attribution de marchés à des entreprises autochtones, qui relève de SPAC. Toutefois, dans le cadre de ses responsabilités, Services publics et Approvisionnement Canada a la possibilité de renforcer la mesure du rendement en intégrant des indicateurs plus granulaires qui tiennent compte des différences régionales et des défis auxquels sont confrontés certains groupes d’entreprises autochtones. Bien que SAC soit limité par les champs de données de l’outil d’établissement de rapport du SCT, il peut améliorer son suivi et son analyse internes des données sur l’approvisionnement dans le cadre de la SAEA afin de mieux identifier les obstacles systémiques touchant des sous-groupes d’entreprises autochtones ou des régions. Un processus de suivi du rendement plus détaillé, axé sur des données désagrégées sur l’approvisionnement dans le cadre de la SAEA de SAC, pourrait améliorer la capacité du programme à relever et à éliminer les obstacles à la participation des entreprises autochtones et à répondre aux préoccupations particulières qui pourraient être soulevées, notamment celles liées aux disparités et aux défis régionaux.

Recommandations

  1. Le sous-ministre adjoint de Terres et développement économique devrait mettre en place un système officiel de suivi et d’intégration des commentaires des intervenants autochtones et crée un processus permettant de donner suite aux recommandations du Groupe de travail interministériel des directeurs généraux sur l’objectif de 5 %. Ces mesures devraient contribuer à ce que les ajustements apportés au programme concordent avec la stratégie à long terme visant à répondre à l’évolution des besoins des entreprises et des communautés autochtones, et ainsi garantir des améliorations durables et des retombées à long terme.

4. Conclusion

L'audit a révélé que la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones joue un rôle important dans le renforcement de la participation économique autochtone et que des éléments fondamentaux sont en place, y compris les structures de gouvernance, les mécanismes de vérification et le suivi sécurisé des données. La direction responsable a fait des progrès dans l'engagement des intervenants autochtones et le suivi de la performance globale par rapport aux cibles d'approvisionnement.

Cependant, des possibilités d'amélioration subsistent pour renforcer l'intégrité et l'efficacité du programme. Les principaux domaines à améliorer comprennent la normalisation des procédures de vérification, la formalisation de la formation et de la supervision du personnel, le renforcement des pratiques de détection de la fraude et de gestion des risques, ainsi que l'amélioration des mécanismes de suivi, de rapport et d'intégration des rétroactions des intervenants. Combler ces lacunes permettra de soutenir une plus grande transparence, une cohérence accrue et un impact durable pour les entreprises autochtones admissibles.

5. Réponse et plan d’action de la direction

Recommandation 1

Le sous-ministre adjoint de Terres et développement économique devrait mettre en place des lignes directrices et procédures normalisées définitives en matière de vérification afin que tous les dossiers comportent une documentation complète et fassent l’objet d’une application cohérente. Parallèlement, un programme de formation structuré et continu sera mis en œuvre pour outiller le personnel grâce à des connaissances à jour sur les critères de vérification, y compris pour les cas complexes (p. ex. les coentreprises).

Mesure de suivi

Dans le cadre des mesures prises par la direction pour améliorer l'intégrité du Répertoires des entreprises autochtones, des travaux sont en cours pour :

  • 1.1 : élaborer des lignes directrices pour la vérification des entreprises à l'intention du personnel du programme, y compris une liste de contrôle et un modèle d'approbation/un compte rendu de décision pour les nouveaux enregistrements et les examens de conformité en cours.
  • 1.2 : élaborer et mettre en œuvre des processus normalisés pour la conservation des documents relatifs aux demandes, aux examens de conformité, aux audits et à d'autres documents d'appui.
  • 1.3 : élaborer du matériel de formation et mettre en œuvre un plan de formation pour les employés afin qu'ils comprennent l'éligibilité au programme, les structures commerciales et l'identification des indicateurs de fraude.

Gestionnaire responsable (Titre)

Sous-ministre adjoint de Terres et développement économique

Date prévue de la mise en œuvre

Trimestre 2, 2025-2026

Recommandation 2

Le sous-ministre adjoint de Terres et développement économique devrait renforcer les efforts de suivi et de prévention des abus en augmentant la fréquence des audits, en mettant en place des mécanismes de détection de la fraude et des évaluations formelles des risques spécifiques à la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA), et en formalisant les systèmes de rapport de non-conformité afin d’assurer une surveillance plus rigoureuse et de réduire le risque d’abus.

Mesure de suivi

Dans le cadre des mesures prises par la direction pour réduire le risque d'utilisation abusive de la stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA), des travaux sont en cours pour :

  • 2.1 : effectuer des vérifications bisannuelles de l'éligibilité de toutes les entreprises enregistrées dans le Répertoire des entreprises autochtones pour s'assurer qu'elles continuent à répondre aux critères d'éligibilité de la SAEA (51 % de propriété et de contrôle autochtones).
  • 2.2 : s'engager auprès d'autres ministères et autorités contractantes pour s'assurer qu'ils comprennent la conformité à la SAEA avant l'attribution d'un contrat, le contrôle de la conformité à la SAEA pendant l'exécution d'un contrat et les options d'audit après l'attribution du contrat ; identifier les circonstances dans lesquelles ils devraient demander un audit.
  • 2.3 : s'engager avec d'autres ministères à développer des processus fondés sur le risque pour détecter et signaler les fausses déclarations des fournisseurs ou les soupçons de fraude.

Gestionnaire responsable (Titre)

Sous-ministre adjoint de Terres et développement économique

Date prévue de la mise en œuvre

Trimestre 4, 2025-2026

Recommandation 3

Le sous-ministre adjoint de Terres et développement économique devrait renforcer les efforts actuels en officialisant la mise en place d’une approche structurée pour l’examen des tendances en matière de données, en renforçant les mécanismes de suivi des échéances des rapports et en améliorant les processus de signalement des autres ministères gouvernementaux (AMG) concernant les retards potentiels. Compte tenu de l’ampleur des rapports à établir dans 96 ministères, il convient d’étudier la mise en place d’une approche modulable et proportionnée.

Mesure de suivi

Dans le cadre des actions de la direction visant à formaliser une approche structurée, l'équipe chargée des rapports et des données va :

  • 3.1 : Finaliser les procédures opérationnelles standard (POS) pour concrétiser :
    • 3.1.1 : les étapes de l'examen semestriel des tendances des données.
      • 3.1.1.1 : Mettre en œuvre l'examen formel semestriel des tendances des données communiquées dès réception des données relatives à la planification et aux résultats chaque année.
  • 3.1.2 : les étapes associées à la notification et à la communication d'informations à d'autres services gouvernementaux.
    • 3.1.2.1 : Mettre en œuvre un système de suivi formalisé pour contrôler le respect des délais de notification, en s'appuyant sur les réseaux existants (par exemple, le réseau des coordinateurs des marchés publics autochtones) et les canaux de communication (par exemple, les courriels) pour diffuser les informations de manière proactive, gérer les attentes et tenir les parties prenantes informées.
    • 3.1.2.2 : Afin de garantir le respect des exigences en matière d'établissement de rapports, la communication avec le réseau des coordinateurs autochtones en matière d'approvisionnement sera entamée une semaine après l'expiration du délai fixé pour l'établissement des rapports. Les rapports seront acceptés jusqu'à un mois après la date limite initiale. Un dernier courriel de rappel sera envoyé une semaine avant la prolongation du délai. Tout rapport non reçu à l'expiration du délai prolongé sera transmis par courrier électronique au niveau du haut fonctionnaire désigné (par exemple, le directeur financier).

Gestionnaire responsable (Titre)

Sous-ministre adjoint de Terres et développement économique

Date prévue de la mise en œuvre

Développement des POS – Trimestre 1, 2025-2026

Mettre en œuvre le POS et les changements qui en découlent – Trimestre 2, 2025-2026

Premier cycle complet achevé – Trimestre 2, 2026-2027

Recommandation 4

Le sous-ministre adjoint de Terres et développement économique devrait mettre en place un système officiel de suivi et d’intégration des commentaires des intervenants autochtones et crée un processus permettant de donner suite aux recommandations du Groupe de travail interministériel des directeurs généraux sur l’objectif de 5 %. Ces mesures devraient contribuer à ce que les ajustements apportés au programme concordent avec la stratégie à long terme visant à répondre à l’évolution des besoins des entreprises et des communautés autochtones, et ainsi garantir des améliorations durables et des retombées à long terme.

Mesure de suivi

Dans le cadre des actions de la direction visant à renforcer le suivi et l'intégration du retour d'information des partenaires autochtones, des travaux seront menés pour :

  • 4.1 : Tirer parti du système de suivi existant pour continuer à recueillir les commentaires reçus dans le cadre des activités d'engagement et de sensibilisation.
  • 4.2 : Tirer parti des commentaires reçus à la table de codéveloppement (dirigée par Services aux Autochtones Canada) et au groupe de travail interministériel du directeur général à 5 % (dirigé par Services publics et Approvisionnement Canada) pour déterminer les stratégies, les rapports et les données en matière d'approvisionnement autochtone.
  • 4.3 : Élaborer conjointement une boucle de retour d'information efficace pour garantir la responsabilité des partenaires, afin d'informer et de cibler les engagements du gouvernement du Canada.

Gestionnaire responsable (Titre)

Sous-ministre adjoint de Terres et développement économique

Date prévue de la mise en œuvre

Poursuivre la mise en œuvre du système de suivi et des modifications connexes – Trimestre 1, 2025-2026

Premier cycle complet achevé – Trimestre 1, 2026-2027

Annexe A : Critères d’audit

Afin de garantir un niveau d’assurance approprié pour atteindre les objectifs de l’audit, les critères suivants ont été élaborés.

Critères d’audit

1. Intégrité et conformité de la vérification de l’admissibilité

Les procédures relatives au statut d’entreprise autochtone sont exhaustives, mises en œuvre de manière efficace et étayées par la tenue de dossiers exacts et complets, ce qui garantit que la documentation est fiable et que les contrôles sont suffisants pour empêcher l’exploitation de la SAEA par des entreprises non autochtones.

  • 1.1 Les documents requis pour vérifier le statut d’entreprise autochtone sont exacts, complets et utilisés de façon uniforme.
  • 1.2 Les procédures de vérification respectent les lignes directrices et les normes établies, de façon à ce que tous les critères du statut d’entreprise autochtone soient respectés.
  • 1.3 Des contrôles efficaces sont en place pour détecter les entreprises non autochtones et les empêcher d’exploiter la SAEA, y compris des audits et des activités de suivi périodiques.

2. Mécanismes de suivi et d’établissement de rapports

Les pratiques de suivi et d’établissement de rapports associées à la Direction de la Stratégie de transformation de l’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (DSTAEA) garantissent une collecte de données exactes et fiables en temps opportun au sujet des marchés attribués aux entreprises autochtones, ce qui permet de respecter la cible minimale obligatoire de 5 %, tout en maintenant des contrôles rigoureux à l’égard de la tenue des dossiers. Bien que la DSTAEA ait la responsabilité de produire des rapports exacts sur les données reçues des autres ministères, elle n’est pas responsable des lacunes ou des erreurs provenant des données sources fournies par ces ministères.

  • 2.1 Les données recueillies sur les marchés attribués aux entreprises autochtones sont complètes, exactes et exemptes d’erreurs dans la mesure où la DSTAEA peut les contrôler, ce qui garantit la fiabilité des rapports communiqués aux intervenants, tandis que des pratiques de suivi sont en place pour cerner et rectifier toute divergence éventuelle dans les données.
  • 2.2 Les rapports sur les marchés attribués aux entreprises autochtones sont produits dans les délais impartis, ce qui permet aux intervenants de disposer de renseignements à jour pour prendre des décisions en connaissance de cause, grâce à un suivi régulier des échéances pour la production des rapports.
  • 2.3 Les contrôles relatifs à la tenue des dossiers sont robustes, ce qui permet de gérer efficacement tous les dossiers afin de garantir un suivi précis et la possibilité de retrouver les données, et des mécanismes de suivi sont en place pour évaluer l’efficacité de ces contrôles.

3. Concordance des avantages du programme et des retombées pour la population ciblée

Le programme, tel qu’il est mis en œuvre, cadre avec ses objectifs et la population ciblée, permet de mesurer les retombées pour les entreprises autochtones et intègre les commentaires reçus pour veiller à ce que les objectifs du programme soient atteints.

  • 3.1 Les stratégies et activités de mise en œuvre du programme sont documentées, mesurables et directement alignées sur ses objectifs particuliers de soutien aux entreprises autochtones.
  • 3.2 Les commentaires de la population ciblée sont recueillis, analysés et utilisés pour ajuster le programme et s’assurer que les avantages du programme répondent aux besoins des populations autochtones et que celles-ci puissent en profiter.

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