Programme de gestion des biens

Phase 1 – sensibilisation

Accroître la sensibilisation des communautés des Premières Nations en ce qui concerne :

• la compréhension de l’importance d’une bonne planification de la gestion des biens parmi les représentants élus et les membres du personnel technique des Premières Nations;
• la façon dont la planification de la gestion des biens peut favoriser la prestation efficace des services pour les gouvernements des Premières Nations;
• la reconnaissance de l’importance de la gestion des biens comme outil opérationnel stratégique et son rôle dans la planification, l’établissement de priorités et la prise de décisions efficaces.

Dans le cadre de cette phase de sensibilisation, le financement peut atteindre :

• 30 000 $ pour une seule Première Nation;
• 120 000 $ pour les bénéficiaires qui représentent 4 Premières Nations ou plus ou pour une organisation technique, un conseil tribal, ou un établissement d’enseignement.

Phase 2 – planification

L’élaboration d’un plan de gestion des biens qui peut comprendre ce qui suit :

• gestion des données et des systèmes;
• analyse de la demande;
• niveaux des normes de service;
• gestion des données sur les biens;
• établissement des coûts et évaluation.

En ce qui concerne la planification, on peut accorder jusqu’à :

• 70 000 $ à une seule Première Nation;
• 210 000 $ aux bénéficiaires qui représentent 3 Premières Nations ou plus ou à une organisation technique, à un conseil tribal ou à un établissement d’enseignement.

Phase 3 – mise en œuvre

Les communautés des Premières Nations mettent en œuvre un plan de gestion des biens.

Pour la phase de mise en œuvre, le montant peut atteindre :

• 20 000 $ pour une seule Première Nation;
• 60 000 $ pour les bénéficiaires qui représentent 3 Premières Nations ou plus ou pour une organisation technique, un conseil tribal ou un établissement d’enseignement.

Planification de la gestion de la maintenance

Les plans de gestion de la maintenance font partie intégrante de la planification de la gestion des actifs.

Les plans de gestion de la maintenance :

• permettent de planifier, programmer, documenter et rendre compte des activités de maintenance préventive;
• permettent de suivre les activités de maintenance non programmées ou correctives;
• permettent une meilleure prévisibilité des coûts d'exploitation et de maintenance.

Le financement pour l'élaboration d'un plan de gestion de l'entretien par les communautés des Premières nations pour tous les actifs ou diverses catégories, y compris les systèmes d'approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées, les bâtiments d'accès public, les routes et les ponts, peut être fourni jusqu'à concurrence de :

• 20 000 $ pour une seule Première nation;
• 60 000 $ pour les bénéficiaires représentant 3 Premières nations ou plus, ou une organisation technique, un conseil tribal ou un établissement d'enseignement.

Autres possibilités de financement liées à la gestion des biens :

• la participation à des conférences sur la planification de la gestion des biens :
  • les principaux membres (comme les dirigeants, les gestionnaires de bandes, les responsables de projets ou le personnel des finances ou des travaux publics) d’une communauté peuvent obtenir un financement maximum de 10 000 $ pour une seule Première Nation pour qu’ils participent à une conférence sur la planification de la gestion des biens;
• des outils logiciels pour obtenir des avantages continus en matière de gestion des biens;
• d’autres activités qui procurent des avantages continus liés à la gestion des biens.

Ce que les propositions de la phase 1, sensibilisation, et de la phase 2, planification, doivent comprendre

Situation actuelle ou énoncé des besoins :

• il faut expliquer l’historique et le contexte du projet, les questions qui seront examinées et les facteurs qui ont mené à la présentation de la demande.

Activités admissibles :

• vous devez expliquer la façon dont votre proposition est conforme aux activités admissibles et correspond aux objectifs du programme;
• dans son évaluation, Services aux Autochtones Canada tiendra compte de la rapidité d’exécution et de la rentabilité de votre proposition.

Coûts du projet :

• vous devez fournir une évaluation réaliste et détaillée des coûts estimés qui comprend une justification du niveau de financement requis;
• les bénéficiaires qui représentent 3 Premières Nations ou plus doivent décrire la façon dont l’initiative ou le projet sera géré, notamment :
  • la gouvernance du projet;
  • la gestion de la portée du projet;
  • les ressources humaines;
  • la gestion des risques et la surveillance du projet;
  • le contrôle et la production de rapports.

Liste de vérification remplie en matière de gestion des biens, comme il est indiqué ci-dessous ou liste équivalente :

• veuillez fournir des renseignements sur votre séance de formation conformément aux éléments 1 à 4 de la liste de vérification :
  • pour la phase 1, dans le cadre de la formation, les propositions doivent comprendre toutes les activités minimales et exhaustives énumérées aux points 1 à 4;
  • pour la phase 2, les mêmes éléments de la liste de vérification sont utilisés pour mettre en œuvre ce que la formation aborde; cependant, seules les activités minimales sont exigées, et les activités exhaustives sont fortement encouragées;
• la formation doit être donnée par un praticien de la communauté qui est compétent en gestion des biens ou par un praticien tiers compétent en gestion des biens;
• cochez chaque élément qui sera couvert par la formation;
• pour obtenir des explications sur les éléments de la liste de vérification, veuillez consulter le guide de gestion des biens (non disponible en français) à l’intention des Premières Nations de la Colombie-Britannique.

1. Recueillir des renseignements sur les biens de votre collectivité.

Activités minimales :

• dresser un inventaire regroupé;
• déterminer le coût de remplacement de chaque bien;
• calculer la durée de vie restante de chaque bien;
• préparer un résumé de l’état des biens;
• modifier la durée de vie en fonction de l’état;
• réaliser une analyse des lacunes en matière de données.

Activités exhaustives :

• Créer des cartes d’infrastructure (à l’aide du système d’information géographique);
• Faire la transition vers un outil logiciel;
• Entreprendre des évaluations de l’état des biens.

2. Élaborer des systèmes et des processus de gestion et de prise de décisions en matière d’infrastructure.

Activités minimales :

• Entreprendre une évaluation des risques;
• Préparer une vision pour la prestation des services;
• Élaborer une stratégie de gestion des biens;
• Établir un calendrier d’entretien annuel;
• Réaliser une analyse des lacunes dans les processus.

Activités exhaustives :

• Consigner les processus décisionnels;
• Consigner les niveaux de service existants;
• Préparer un plan de gestion de l’entretien;
• Établir l’ordre de priorité des nouveaux biens et services;
• Réaliser une analyse des lacunes dans les processus.

3. Mettre au point des outils pour permettre à votre communauté d’utiliser les fonds le plus efficacement possible.

Activités minimales :

• Préparer un plan de renouvellement;
• Calculer les dépenses de votre communauté;
• Calculer le revenu disponible;
• Déterminer de nouvelles sources de financement.

Activités exhaustives :

• Calculer votre taux de réinvestissement cible;
• Préparer un plan financier à long terme;
• Élaborer une politique sur les immobilisations corporelles.

4. Reconnaître les rôles importants que votre communauté joue, y compris les employés, le chef, le conseil et les membres de la communauté, relativement à l’efficacité de vos programmes.

Activités minimales :

• Mettre sur pied une équipe responsable de la gestion des biens;
• Établir le mandat de l’équipe;
• Tenir des réunions d’équipe régulières;
• Faciliter les possibilités de formation et d’apprentissage;
• Élaborer une politique de gestion des biens;
• Préparer du matériel de communication et organiser des activités communautaires.

Activités exhaustives :

• Élaborer une stratégie de sensibilisation communautaire;
• Désigner un champion Communautaire.

Critères supplémentaires pour les propositions de la phase 2, planification

Consultation et engagement :

• Décrivez la mesure dans laquelle votre proposition bénéficie de l’appui des membres de la communauté ou des communautés, ce qui comprend :
  • une lettre d’appui de la part du chef et du conseil qui indique les employés de la bande, par exemple, gestionnaire de bande, responsable de projets, personnel des finances ou des travaux publics qui participeront au projet;
  • une description des activités illustrant les efforts déployés par la (les) communauté(s) à l’appui de la gestion des biens;
  • la mesure dans laquelle la (les) communauté(s) ont corrigé les lacunes contenues dans leurs rapports du Système de rapports sur la condition des biens ou du Système étendu de rapports sur la condition des biens;
  • la mesure dans laquelle la proposition a été préparée par une (des) communautés.
• Il convient de souligner que certains éléments de la liste de vérification, comme les évaluations de l’état, pourraient ne pas être exigés si des résultats d’évaluations précédentes peuvent être utilisés.

Phase 3 – mise en œuvre

Les propositions doivent comprendre :

• le contexte et la portée du projet;
• une explication des activités et des coûts;
• une liste de vérification des éléments aux fins de la mise en œuvre.

La mise en œuvre de la gestion des biens est censée être un processus continu intégré aux pratiques quotidiennes. Elle peut être effectuée étape par étape selon les ressources financières et humaines disponibles. Elle devrait faire partie d’un processus continu dans lequel des améliorations sont apportées au fil du temps, orientées par les priorités et les projets cernés à l’étape de l’élaboration du processus de gestion des biens. À titre informatif, voici des exemples de mesures et d’activités qui peuvent faire partie de la mise en œuvre :

• mettre à jour l’inventaire des biens par l’inclusion de nouveaux renseignements à mesure qu’ils sont disponibles, l’ajout de nouveaux biens et la détermination des biens à renouveler, à remplacer et à mettre hors service;
• mettre à jour les coûts de remplacement des biens;
• mettre en place des plans de gestion des risques pour atteindre les niveaux de service cibles à un coût peu élevé;
• mettre en œuvre des projets d’exploitation, d’entretien, de renouvellement et de remplacement des biens;
• intégrer la gestion des biens dans les processus d’approvisionnement;
• organiser régulièrement des réunions pour l’équipe responsable de la gestion des biens dans le but d’examiner les progrès de la mise en œuvre, les réussites et les défis;
• examiner et mettre à jour l’analyse du cycle de vie des biens dans le plan de gestion des biens;
• mettre en œuvre des systèmes adéquats de gestion des biens pour soutenir la gestion des données;
• former le personnel pour accroître les compétences, les habiletés et la capacité organisationnelle en matière de gestion des biens;
• élaborer des plans de relève;
• mettre à jour et élaborer des descriptions de travail pour respecter les exigences en matière de gestion des biens;
• cerner les objectifs des membres, du chef, du conseil et des employés en matière d’établissement de rapports;
• élaborer des indicateurs de rendement clés aux fins d’évaluation, comme la satisfaction des membres, du personnel technique et du personnel des finances ou de l’hygiène du milieu à l’égard du service;
• mesurer le rendement par rapport à chaque indicateur;
• communiquer les résultats en matière de rendement par les canaux adéquats. Par exemple, les communications à l’intention des membres peuvent être transmises pendant une assemblée générale annuelle ou au moyen d’un bulletin communautaire.

Planification de la gestion de la maintenance et autres options de financement liées à la gestion des actifs

Les propositions doivent comprendre :

• le contexte et la portée du projet;
• une explication des activités et des coûts et les factures qui concernent l’achat d’outils logiciels.