Politique du programme des Avantages sociaux des employés

Table des matières

1. Resumé

Le but du programme des Avantages sociaux des employés (PASE),auparavant connu sous le nom du programme des Avantages sociaux des bandes, est de fournir des fonds aux employeurs indiens, inuits, et innus admissibles pour couvrir leur quote-part des contributions aux régimes de pension et d'avantages sociaux des employés admissibles. Sont visés les régimes de pension pris en charge par l'employeur, les régimes de pension du Canada et du Québec (RPC/RRQ) et les avantages sociaux supplémentaires destinés aux employés et non prévus par la loi.

AINC peut financer une partie de la quote-part versée par les employeurs admissibles aux régimes de pension et d'avantages sociaux des employés admissibles offrant des services dans le cadre d'un programme approuvé.

Le Ministère peut cotiser à des régimes de pension privés, au RPC, au RRQ, aux frais d'assurance et d'administration et aux régimes d'avantages sociaux non prévus par la loi. Les niveaux de financement respectent les taux suivants :

  1. Le Ministère peut verser à un employeur admissible un montant maximum équivalent à 5,5 % (jusqu'au maximum autorisé par l'Agence du revenu du Canada), plus le taux de cotisation applicable au RPC/RRQ en pourcentage (spécifié par le Régime de pension du Canada) du salaire d'un employé admissible à titre de contribution de l'employeur à un régime de pension offert par l'employeur ou au RPC/RRQ.
  2. Le Ministère peut aussi transférer à un employeur admissible un montant supplémentaire pouvant atteindre 2,0 % du salaire d'un employé admissible pour financer d'autres avantages sociaux non prévus par la loi et destinés aux employés.
  3. Le Ministère peut verser un montant supplémentaire annuel pouvant atteindre 1 000 $ par employeur, plus 25 $ par employé admissible (soit environ 0,2 % du salaire) ou, si l'employeur a moins de 10 employés, 125 $ par employé admissible, à titre de contribution aux coûts d'un employeur admissible (y compris les frais d'assurance) pour l'administration d'un régime de pension pris en charge par l'employeur (et les avantages sociaux non prévus par la loi et destinés aux employés des bandes, s'il y a lieu).

La part des cotisations aux régimes de pension pris en charge par l'employeur qui est assumée par l'employé doit être au moins égale à la part de l'employeur versée par AANC.

Seuls les trois régimes de pension à prestations déterminées existants peuvent avoir des niveaux de participation différents de ceux spécifiés ci-dessus (voir l'appendice 2 : Modalités des régimes de pension à prestations déterminées existants).

Le Ministère n'assumera pas une partie des coûts associés au service antérieur des employés ouvrant droit à pension.

2. Autorisations conférées par les lois et les politiques

Loi sur le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien, L.R.C., 1985, c. I-6, art. 4.

3. But, objectives et résultats

AANC soutient les bandes et les institutions indiennes dans le domaine de la gouvernance et de l'administration au moyen de trois programmes de contribution distincts, mais reliés, soit le PASE, le PFCT, et le PFSB; ensemble, ils forment les ARC.

Le but des PSGI est d'aider les bandes à établir et à maintenir des régimes d'administration locale efficaces et d'assurer la prestation des services et des programmes à leurs membres. Les PSGI couvrent diverses fonctions, dont les suivantes : les régimes de pension et d'avantages sociaux des employés; le développement et le perfectionnement des capacités; et, lorsque cela est faisable et souhaitable, l'administration régionale de programmes et de services par les conseils tribaux.

Le PASE est l'un des éléments du cadre des résultats d'AINC qui vise à améliorer la qualité de vie et à augmenter l'autonomie des collectivités indiennes. Le PASE s'inscrit dans le volet « gouvernement » du cadre des résultats, ce qui lui donne un rôle clé à jouer dans le renforcement des institutions par la création de fonctions publiques indiens, inuits, et innus professionnelles et indépendantes.

Le grand objectif du PASE est de rendre les employeurs indiens, inuits, et innus admissibles suffisamment compétitifs pour attirer et conserver un personnel qualifié dans l'administration des programmes et des services, notamment ceux transférés par le gouvernement fédéral ces dernières années. Ces employeurs ne pourront y parvenir que si on leur donne les fonds nécessaires pour créer des régimes d'avantages sociaux compétitifs pour les employés, comparables à ceux offerts par d'autres employeurs (comme les gouvernements fédéral et provinciaux, les municipalités et les conseils scolaires). Cette mesure rejoint aussi l'objectif du Ministère de confier la responsabilité pour la gestion et la prestation des programmes aux collectivités des bandes.

4. Bénéficiaires admissibles

Les prestataires admissibles incluent les employeurs admissibles au titre de l'appendice 1 : Définitions relatives au Programme des avantages sociaux des employés.

Pour être admissibles au PASE, les régimes de pension offerts par l'employeur doivent satisfaire aux exigences de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et à celles de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension (LNPP 1985) du gouvernement fédéral, à la satisfaction du Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF), ou être un régime de pension visé par une loi provinciale et exclu par règlement de l'application de la LNPP 1985.

Un employeur ne sera admissible au financement des autres avantages sociaux non prévus par la loi consentis aux employés, dans le cadre du PASE, qu'après approbation par AANC du financement d'un régime de pension offert par l'employeur.

Par exception aux modalités applicables au PASE et décrites ici, il existe trois régimes de pension à prestations déterminées antérieurs au PASE qui doivent, pour demeurer en vigueur, bénéficier d'une dérogation limitée à l'égard de quatre domaines précis. Les dérogations à certaines modalités décrites à l'appendice 2 : Modalités des régimes de pension à prestations déterminées existants, s'appliqueront à ces régimes.

Les conditions suivantes s'appliquent lorsque des employés non admissibles au financement du PASE participent, avec les employés admissibles, à un régime financé par ce programme :

  1. Les régimes d'avantages sociaux des employés des bandes conçus à l'intention du personnel des employeurs admissibles doivent être offerts sans distinction à tous les employés, sans distinction de la source de financement du salaire. L'employeur admissible doit assumer la quote-part de l'employeur pour les employés dont le salaire n'est pas prévu dans le financement accordé par AANC.
  2. Lorsque des employés d'entreprises appartenant à des bandes participent à des régimes d'avantages sociaux conçus pour les employés du conseil de bande admissibles, la quote-part des contributions pour laquelle l'employeur est responsable doit être payée par l'entreprise elle-même et non par le Ministère. Un employeur qui a accepté que ses employés participent à un régime de pension doit convenir de ne pas mettre fin à ce régime ou, dans le cas d'un régime de pension à employeurs multiples, à leur participation au régime, ni modifier le régime, sans en aviser le BSIF, l'ARC et AANC, et obtenir leur autorisation.

Conformément aux directives du BSIF et de l'ARC, le Ministère exige que le régime précise que les avantages sociaux sont immédiatement acquis, que les retenues salariales doivent être détenues en fiducie séparément des fonds d'exploitation, et que le financement de la partie patronale des versements au titre du régime de pension doit être immobilisé dès sa réception par l'administrateur du plan.

Les cotisations patronales accumulées pour les employés qui cessent leur emploi seront placées dans des prestations de pension à paiement différé, ou dans des régimes enregistrés d'épargne-retraite (REER) immobilisés.

Un employeur admissible peut, lors de sa demande de financement, conclure un accord réciproque de transfert de pensions avec le régime de pensions de retraite de la fonction publique; l'employeur admissible doit alors soumettre sa demande d'établissement d'accord réciproque de transfert directement au groupe de la gestion financière et de la transférabilité, Division des pensions et projets spéciaux, Direction générale de la politique sur le personnel, Secrétariat du Conseil du Trésor.

PASE en vertu du mode de financement global

Les prestataires admissibles au mode de financement global sont les Premières nations et les conseils tribaux qui représentent leurs collectivités et sont mandatés par les Premières nations pour représenter leurs communautés.

5. Projets et initiatives admissibles

Le PASE est admissible conformément aux présentes modalités.

6. Type et nature des dépenses admissibles

Voici les modalités d'approbation du financement qui s'appliqueront :

Les demandes de financement au titre du PASE pourraient être approuvées si elles satisfont aux critères de programme.

Les dépenses admissibles du PASE comprennent les cotisations aux régimes de pension privés, au RPC, au RRQ, aux frais d'assurance et d'administration et aux régimes d'avantages sociaux non prévus par la loi, comme le précise l'appendice 1 : Définitions relatives au Programme des avantages sociaux des employés des bande.

Le Ministère n'assumera pas une partie des coûts associés au service antérieur des employés ouvrant droit à pension.

PASE en vertu du mode de financement global

Les dépenses admissibles indiquées dans les modalités du programme seront appliquées pour établir le budget de base initial du financement en vertu du mode de financement global ou pour rétablir le financement en vertu du mode de financement global.

7. Dispositions relatives au cumul

Dans sa demande de financement, chaque candidat doit se conformer à l'obligation de déclarer toutes les sources prévues de financement du programme ou projet, y compris le gouvernement fédéral, un gouvernement provincial ou territorial ou une administration municipale (appui gouvernemental global) ou une autre entité. Le niveau maximum d'appui gouvernemental global ne sera pas supérieur à 100 % des dépenses admissibles.

8. Méthode utilisée pour calculer le montant du financement

Le montant du financement est déterminé conformément aux modalités exposées aux rubriques « Type et nature des dépenses admissibles » et « Montant maximal payable ».

9. Montant maximal payable

Le montant maximum payable est déterminé par la formule de financement.

La part des cotisations aux régimes de pension pris en charge par l'employeur qui est assumée par l'employé doit être au moins égale à la part de l'employeur versée par AANC. Seuls les trois régimes de pension à prestations déterminées existants peuvent avoir des niveaux de participation différents de ceux spécifiés ci-dessus (voir l'appendice 2 : Modalités des régimes de pension à prestations déterminées existants).

PASE en vertu du mode de financement global

Les versements en vertu du mode de financement global ne doivent pas dépasser les résultats de l'application de la formule.

10. Modalités de paiement

Normalement, on verse les contributions en tenant compte de l'atteinte des objectifs de rendement ou en remboursement des dépenses engagées. Les paiements sont effectués selon les prévisions de trésorerie du bénéficiaire.

11. Demandes et critères d'évaluation

Les bénéficiaires qui sont d'anciens administrateurs de la fonction publique doivent se conformer au Code régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquant à la fonction publique et au Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat (2012). Les bénéficiaires qui sont d'anciens fonctionnaires doivent se conformer au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique. Si un demandeur a un employé ou un actionnaire principal qui a occupé dans les douze mois précédents ou qui occupe actuellement une charge publique au gouvernement fédéral, ce demandeur doit démontrer sa conformité à ces codes.

Chaque année, les bénéficiaires doivent soumettre au bureau régional un formulaire de demande dûment rempli et signé de la façon prescrite par le Ministère. Le formulaire contient les renseignements utilisés dans la formule de calcul servant à déterminer le montant du financement; ces renseignements doivent revus et comparés avec ceux contenus dans les dossiers du Ministère et approuvés par les bureaux régionaux. Le formulaire de demande est un document distinct de l'accord de financement et ne doit pas y être incorporé. Pour le PASE, le formulaire de demande doit également comprendre une liste d'employés admissibles.

Pour continuer à recevoir des fonds dans le cadre des PSGI, les bénéficiaires admissibles doivent soumettre au Ministère :

Les bénéficiaires admissibles du PASE doivent aussi transmettre au BSIF et à l'ARC tous les rapports qu'ils exigent.

PASE en vertu de du mode de financement global

Une fois qu'un bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité particuliers du mode de financement global, les exigences liées aux demandes visant des programmes en particulier seront appliquées pour établir le budget de base initial du financement en vertu du mode de financement global ou pour rétablir le financement en vertu du mode de financement global.

Tous les bénéficiaires doivent présenter une demande chaque fois qu'une entente est renouvelée, en plus d'un formulaire de demande s'ils veulent obtenir une augmentation de financement ou s'ils assument la gestion d'un nouveau programme. Ils doivent s'engager à mettre à la disposition de leurs membres un état de tous les fonds reçus, ainsi qu'à tenir des systèmes comptables et documentaires conformément à leur responsabilité de justifier l'engagement de deniers publics.

12. Mécanismes de surveillance et de rapports

Le Ministère est doté de procédures et de ressources qui lui permettent d'appliquer le principe de diligence raisonnable dans l'approbation des paiements, la vérification de l'admissibilité des demandeurs et la gestion des programmes.

Le financement accordé par le Ministère est destiné à la prestation de programmes d'avantages sociaux aux employés; l'employeur admissible agit donc seul et non en tant que représentant de l'État. Il est entièrement responsable de tous les paiements et des déductions prévus par le RPC, le RRQ et les autres régimes d'avantages sociaux pris en charge par l'employeur. Il doit effectuer les paiements directement. S'il n'effectue pas les paiements obligatoires, le gouvernement fédéral n'en assume pas la responsabilité.

Les responsabilités de l'employeur admissible compris qu'il doit produire les déclarations de renseignements annuelles exigées aux termes de la Loi de l'impôt sur le revenu ainsi que de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension ou d'une loi provinciale équivalente.

En cas de dérogation aux modalités du PASE, le Ministère travaille en collaboration étroite avec le bénéficiaire pour résoudre les difficultés. Si ces difficultés ne peuvent être résolues, ou dans le cas improbable où le BSIF révoque l'agrément d'un régime de pension, le Ministère interrompt le financement jusqu'à ce que le plan soit approuvé de nouveau par le BSIF.

Le bénéficiaire doit préparer et soumettre à AANC un « Tableau de financement du PASE » distinct vérifié, ou une note jointe aux états financiers conformément au Manuel des rapports de clôture d'exercice, avec les états financiers consolidés vérifiés annuels. Le bénéficiaire doit également remettre une déclaration indiquant que les fonds du PASE sont immobilisés et transférés en fiducie, séparément des fonds opérationnels, et que les paiements ont été versés selon le plan ou sont à jour.

13. Langues officielles

AANC respectera les exigences stipulées dans la Loi sur les langues officielles ainsi que dans les règlements et politiques fédérales connexes. Pour ce faire, on veillera à ce que les communications externes, les consultations publiques, les programmes et les documents connexes soient tous exécutés dans les deux langues officielles. En outre, on encouragera les employés à participer aux réunions interministérielles et aux séances de travail dans la langue officielle de leur choix. Les services au public, qu'ils soient procurés par les fonctionnaires fédéraux ou par les entrepreneurs retenus par les ministères et organisations, seront offerts dans les deux langues officielles.

14. Redistribution des contributions

Si le bénéficiaire délègue des pouvoirs ou des fonds sous forme de contribution à un organisme (c.-à-d. une administration, un conseil, un comité ou une autre entité habilitée à agir au nom du bénéficiaire), il demeure responsable envers le Ministère du respect de ses obligations découlant de l'accord de financement. Aucune délégation ou redistribution de fonds sous forme de contribution ne doit porter atteinte ni aux objectifs des programmes ou des services, ni aux attentes en matière de transparence et d'équité des services.

15. Autres modalités

Propriété intellectuelle : Lorsqu'une contribution est offerte pour la rédaction de documents pour lesquels il existe un droit d'auteur, les conditions touchant les droits communs seront énoncées dans l'accord de financement.

Contributions remboursables : Cette disposition du paiement de transfert n'est pas applicable, car les bénéficiaires n'utiliseront pas le financement sous forme de contribution dans le but de réaliser des profits ou d'accroître l'équité dans une entreprise.

Appendice 1 : Définitions

Avantages sociaux non prévus par la loi : Se dit des avantages sociaux des employés autres que les pensions ou les avantages sociaux prévus par la loi (dans le cas de régimes de pension privés et du régime de pension du Canada ou du Québec). Les avantages sociaux non prévus par la loi admissibles à un financement au titre du Programme des avantages sociaux des employés des bandes sont aussi appelés « assurance collective ». Ils comprennent les régimes d'assurance maladie (assurance complémentaire médicale et dentaire), d'assurance-vie collective et d'assurance de maintien du salaire (assurance invalidité à court terme ou à long terme). Ces avantages sociaux correspondent aussi à ceux qu'offrent couramment les employeurs non indiens, y compris la fonction publique fédérale.

Avantages sociaux prévus par la loi : Il s'agit des avantages sociaux que l'employeur ou l'employé est tenu de payer en vertu de la loi. Le Régime de pensions du Canada et le Régime de rentes du Québec sont des régimes obligatoires et sont, par conséquent, admissibles dans le cadre de ce programme. Cependant, d'autres avantages sociaux prévus par la loi, tels que l'assurance-emploi ou l'indemnisation des accidents de travail, ne sont pas des dépenses admissibles aux termes du programme.

Employé admissible : S'entend d'une personne employée par un employeur admissible dans le but d'assurer les services correspondant à un programme admissible. L'expression ne s'applique pas aux personnes fournissant des services dans le cadre d'un marché de services ni aux personnes agissant en tant que membres d'un conseil d'administration, d'une société ou de toute autre instance enregistrée.

Employeur admissible : S'entend d'un employeur indien, inuit ou innu assurant des services dans le cadre d'un programme admissible.

Formule de financement : Il s'agit de la méthode utilisée pour déterminer le niveau de financement maximum auquel le Ministère peut contribuer en rapport avec le Programme des avantages sociaux des employés des bandes. Par exemple, le Ministère pourrait contribuer jusqu'à concurrence de 5,5 % à un régime de pension privé, en plus du taux de pourcentage courant pour les régimes de pensions du Canada et du Québec (p. ex., 4,95 %); et 2 % pour les avantages non prévus par la loi sur la base des salaires des employés admissibles. En outre, 1 000 $ par employeur plus 25 $ par employé admissible (ou, si l'employeur a moins de dix employés, un montant total de 125 $ par employé admissible) peuvent être octroyés pour les frais administratifs.

Ministère : Affaires autochtones et du Nord Canada.

Programme admissible : Se dit d'un programme faisant l'objet d'une entente de financement avec le Ministère, offert auparavant par AANC, pourvu que le financement du programme ne contribue pas directement aux avantages sociaux des employés, à l'exception de ceux prévus par la loi – indemnisation des accidentés du travail, assurance-emploi et indemnité compensatrice de congé payé. Sont exclus les employés affectés à des travaux d'immobilisations ou à une organisation à but lucratif qui produit ses propres revenus.

Programme des avantages sociaux des employés des bandes : Il s'agit du programme pour lequel le Ministère demande une autorisation. Il comprend les régimes de pension (voir la définition ci-dessous), d'autres avantages sociaux non prévus par la loi (voir ci-dessus) et les coûts d'administration.

Régime de pension : S'entend du Régime de pensions du Canada, du Régime de rentes du Québec ainsi que des régimes de pension offerts par l'employeur, qui doivent être agréés au titre de la Loi de l'impôt sur le revenu et soit de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension, soit d'une loi provinciale équivalente. Sont visés deux types de régimes de pension offerts par l'employeur :

  1. Régime de pension à cotisations déterminées : S'entend d'un régime de pension où les prestations de pension du bénéficiaire sont établies uniquement en fonction du montant des contributions versées par ce membre, ou en son nom, et des intérêts et autres gains ou pertes.
  2. Régime de pension à prestations déterminées : Se dit d'un régime de pension autre qu'un régime à cotisations déterminées. (Voir l'appendice 2 : Modalités des régimes de pension à prestations déterminées existants.)

Régime de pension offert par l'employeur : Il s'agit d'un régime de pension privé, autre que le Régime de pensions du Canada et le Régime de rentes du Québec, auquel l'employeur contribue au nom de ses employés.

Régime de pension privé : Voir la définition de régime de pension offert par l'employeur.

Système de soutien des gouvernements indiens : La source autorisée des données des programmes de soutien aux gouvernements indiens.

Appendice 2 : Modalités des régimes de pension à prestations déterminées existants

A. Contexte

Trois régimes de pension à prestations déterminées sont en vigueur depuis 25 ans. Deux d'entre eux sont offerts au Québec : le Régime des bénéfices autochtone et le Pension plan for employees of the Mohawk Council of Kanhawake. Le troisième régime est offert au Manitoba : le Retirement plan for employees of the Fort Alexander Indian Band.

Ces régimes ont été établis avant la conception et la mise en oeuvre des plans de transfert des responsabilités du Ministère et du Programme des avantages sociaux des employés. Ces régimes de pension à prestations déterminées sont semblables au régime de pension de retraite de la fonction publique. Ils sont conformes aux exigences de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension et ils sont très bien gérés, comme l'a confirmé en 2002 le Bureau du surintendant des institutions financières. Ils satisfont aux objectifs du gouvernement du Canada, à savoir que tous les travailleurs canadiens aient accès à des régimes de pension adéquats.

La modification des modalités du programme a une incidence directe sur quatre aspects des trois régimes de pension à prestations déterminées existants : la contribution maximale du Ministère à la cotisation des employeurs admissibles, l'exigence que les cotisations de l'employé soient au moins égales à celles de l'employeur, et l'obligation que les cotisations de l'employeur au régime soient immobilisées immédiatement et que les avantages sociaux soient immédiatement acquis.

Dans ce contexte, AANC a exempté les trois régimes des modalités du programme qui ont une incidence directe sur eux. Cette exemption permet de maintenir le statu quo quant au niveau de contribution du Ministère à la quote-part patronale de ces régimes selon des évaluations actuarielles triennales) et au calendrier d'acquisition des avantages sociaux et d'immobilisation des cotisations patronales.

Tous les autres régimes de pension approuvés qui sont actuellement financés par AANC sont des régimes à contributions déterminées, parce que les employeurs ont choisi cette approche lors de leur adoption. Ces régimes sont conformes aux modalités actuelles du programme.

B. Exceptions aux modalités du Programme des avantages sociaux des employés des bandes

La présentation au Conseil de Trésor comprend les dispositions suivantes, qui visent précisément les régimes de pension à prestations déterminées des Indiens financés actuellement :

  1. Qu'AANC continue de financer les trois régimes de pension à prestations déterminées destinés aux Indiens (Régime des bénéfices autochtone, Pension plan for employees of the Mohawk Council of Kanhawake et Retirement plan for employees of the Fort Alexander Indian Band) sous leur forme actuelle conformément aux modalités du Programme des avantages sociaux des employés des bandes, sous réserve des exemptions particulières suivantes, qui visent le financement et les caractéristiques des régimes :
    1. le plafond de la contribution du Ministère aux cotisations patronales, qui est précisé à la section « Résumé »;
    2. l'exigence que les cotisations des employés à un régime de pension soient au moins égales à celles de la partie patronale versées par AANC, comme il est indiqué à la section « Montant maximum payable »;
    3. l'exigence que la contribution de la partie patronale soit bloquée dès la réception par l'administrateur du régime et que les prestations soient immédiatement acquises, comme il est indiqué à la section « Bénéficiaires admissibles ».

C. Portée de la couverture supplémentaire

Les exceptions aux conditions du Programme des avantages sociaux des employés des bandes s'appliquent au Retirement plan for employees of the Fort Alexander Indian Band et aux participants admissibles actuels et futurs uniquement de la façon définie actuellement, c'est-à-dire aux employés de la Sagkeeng Education Authority.

Les mêmes exceptions s'appliquent aussi aux employés actuels et futurs admissibles au Pension plan for employees of the Mohawk Council of Kanhawake, de la façon définie ici.

Comme le Régime des bénéfices autochtone est un régime à plusieurs employeurs, ces exceptions s'appliquent uniquement aux participants admissibles, présents et futurs, de la province de Québec.

Appendice 3 : Responsabilités et procédure

1. Responsabilités

Les responsabilités de l'employeur admissible sont, entre autres, les suivantes :

  1. Il ne peut recevoir des fonds du programme que s'il remplit entièrement et précisément une demande d'agrément du régime de pension et une demande de financement au titre du Programme des avantages sociaux des employés, et s'il soumet ces demandes au bureau régional d'AANC.
  2. Il doit demander chaque année une contribution à AANC. Dans le cas d'une entente pluriannuelle, la demande de financement n'est remplie qu'une seule fois et demeure en vigueur jusqu'à la fin de l'entente.
  3. Il doit choisir une compagnie d'assurance, une société de fiducie ou un directeur d'investissement qui détient et administre les fonds versés au régime de pension au nom des employés admissibles et qui peut fournir un régime d'avantages sociaux non prévus par la loi.
  4. Il doit administrer le régime d'avantages sociaux ou de pension, notamment consigner les cotisations au régime et verser toutes les cotisations des employés admissibles et de l'employeur au fonds de régime de retraite, comme l'exigent les lois applicables. Les cotisations doivent être détenues en fiducie séparément des fonds d'exploitation et versées dans les délais prescrits dans la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension ou une loi provinciale équivalente.
  5. Il doit veiller à ce que le rapport de vérification annuel, qu'il est obligatoire de présenter à AANC, contienne tous les renseignements exigés dans l'entente de financement au sujet du régime de pension et de son financement.
  6. Il doit produire les déclarations de renseignements annuelles exigées aux termes de la Loi de l'impôt sur le revenu ainsi que de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension ou d'une loi provinciale équivalente.

Les responsabilités de l'administration centrale d'AANC sont, entre autres, les suivantes :

  1. Le directeur du Développement professionnel et institutionnel est responsable de l'élaboration, de la diffusion et de l'interprétation de la Politique du Programme des avantages sociaux des employés.
  2. Le Secteur du dirigeant principal des finances est responsable de la gestion du processus d'allocation du Programme des avantages sociaux des employés.
  3. Le directeur de la Gestion de l'information ministérielle, à l'administration centrale, est responsable de l'administration générale du Système de soutien des gouvernements indiens utilisé pour déterminer les niveaux de financement admissible et les rapports nécessaires sur le rendement. Le directeur ou son délégué fournit de la formation et du soutien aux régions relativement à la l'utilisation de la base de données. Les bureaux régionaux sont chargés de recueillir les données pertinentes et de les consigner dans le Système.

Les responsabilités des bureaux régionaux d'AANC sont, entre autres, les suivantes :

  1. S'assurer que la proposition initiale est complète, que l'employeur est admissible au financement du Programme des avantages sociaux des employés et qu'il se conforme aux modalités particulières du programme.
  2. Examiner et approuver toute demande de financement permanent par AANC, sous réserve des limites des pouvoirs régionaux.
  3. Surveiller les dépenses se rapportant au Programme des avantages sociaux des employés.
  4. Traiter toute demande soumise qui comporte une demande de financement d'AANC.
  5. S'assurer de la conformité continue à la Politique du Programme des avantages sociaux des employés.

Les responsabilités du Bureau du surintendant des institutions financières ou de l'organe de réglementation provincial sont, entre autres, les suivantes :

  1. Le Bureau du surintendant des institutions financières et l'organe de réglementation provincial équivalent sont responsables d'examiner chaque régime de retraite afin de déterminer sa conformité à la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension ou à une loi provinciale équivalente. Le Bureau du surintendant des institutions financières ou l'organe de réglementation provincial informe AANC de l'admissibilité du régime de pension en vertu de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension ou d'une loi provinciale équivalente, et fait part de ses conseils au bureau régional d'AANC à chaque étape du processus. (Lorsque le régime de pension s'avère conforme, le Bureau du surintendant des institutions financières ou l'organe de réglementation provincial le fait agréer en vertu de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension ou de la loi provinciale équivalente).

2. Procédure

Le Programme des avantages sociaux des employés peut servir à financer la part des cotisations d'un employeur admissible à un régime de pension offert par l'employeur, au Régime de pensions du Canada et au Régime de rentes du Québec, de même qu'à un régime d'avantages sociaux non prévus par la loi pour les employés admissibles, si le régime de pension de l'employeur est subventionné.

Niveaux de financement et admissibilité

  1. AANC finance une partie de la cotisation versée par l'employeur admissible au régime de pension, à raison d'un montant maximum équivalent à 5,5 %, plus le taux de cotisation applicable au RPC/RRQ, en pourcentage du salaire d'un employé admissible à titre de contribution à un régime de pension offert par l'employeur ou au RPC/RRQ.
  2. Comme la contribution du Ministère aux régimes de pension est fondée sur les coûts réels, les cotisations de l'employeur sont rajustées annuellement en fonction des rapports annuels.
  3. Lorsque le salaire d'un employé admissible est financé seulement en partie au moyen des fonds d'AANC, un pourcentage des cotisations de l'employeur au régime de l'employé est payé à même les fonds d'AANC, alors que le reste est assumé par l'autre (ou les autres) employeur(s). Le pourcentage payé à l'aide des fonds d'AANC correspond au pourcentage du salaire de l'employé admissible financé par le Ministère.
  4. Un financement supplémentaire peut être accordé pour payer les frais d'agrément du régime de pension en vertu de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension ou d'une loi provinciale équivalente.
  5. Les fonds affectés à de nouveaux régimes de pension ne sont transférés à l'employeur admissible qu'après confirmation, par le Bureau du surintendant des institutions financières ou l'organe de réglementation provincial, de la conformité du régime aux exigences de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension ou d'une loi provinciale équivalente.
  6. Une fois le financement du régime approuvé, les fonds sont versés à l'employeur; ils couvrent la période qui commence au plus tôt le premier jour du mois qui précède celui au cours duquel l'avis d'approbation du régime a été reçu.
  7. Un financement supplémentaire pouvant atteindre 1 000 $ par employeur admissible, plus 25 $ par employé admissible, peut être accordé pour l'administration professionnelle d'un régime de pension offert par l'employeur. Si toutefois le régime de l'employeur couvre moins de dix employés, le montant total s'élève à 125 $ par employé.
  8. Lorsque le financement du régime offert par l'employeur est approuvé, l'employeur admissible peut réclamer un montant pouvant atteindre 2 % du salaire d'un employé admissible pour financer un régime d'avantages sociaux non prévu par la loi destiné aux employés admissibles qui participent au régime de pension financé dans le cadre du Programme des avantages sociaux des employés.
  9. Si l'employeur veut cotiser à un régime de pension à employeurs multiples déjà financé, il doit présenter une demande de financement. De plus, ledit régime doit être modifié en conséquence. Le financement peut être accordé sous réserve de la vérification de ce qui précède par le bureau régional d'AANC.

Responsabilités administratives permanentes

  1. L'employeur est considéré comme étant l'administrateur par défaut, mais il peut embaucher un administrateur professionnel (un particulier ou une entreprise) pour veiller à l'administration quotidienne du régime de pension. C'est à l'employeur qu'il appartient de décider d'engager ou non un tel administrateur, et de le choisir.
  2. Il incombe à l'administrateur de veiller à l'administration constante du régime de pension, ce qui englobe l'enregistrement des cotisations au moyen d'un système comptable qui consigne séparément chaque transaction, ainsi que le versement de toutes les cotisations des employés et de l'employeur au fonds du régime de pension, selon les critères fixés par la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension ou par une loi provinciale équivalente, et dans les délais qui y sont prescrits.
  3. Pour continuer à bénéficier du financement du Programme des avantages sociaux des employés, l'employeur est tenu de remplir chaque année une demande de financement au titre du Programme des avantages sociaux des employés des bandes, et de la soumettre au bureau régional d'AANC.
  4. L'administrateur est tenu de produire les déclarations de renseignements annuelles exigées aux termes de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension et de la Loi de l'impôt sur le revenu ou les rapports exigés par la loi provinciale équivalente.
  5. L'employeur veillera à ce que le rapport de vérification annuel remis à AANC contienne les renseignements exigés au sujet des régimes de pension et d'avantages sociaux des employés, ainsi que de leur financement. Les employeurs admissibles qui reçoivent un financement dans le cadre d'ententes pluriannuelles doivent remettre, avec les rapports annuels, la liste des postes admissibles et du total de la masse salariale correspondante.

Autres éléments à prendre en considération

  1. AANC n'assume pas les coûts associés au service antérieur des employés ouvrant droit à pension.
  2. L'employeur admissible ne peut mettre fin au régime, à l'accord de fiducie ou au contrat d'assurance ni les modifier sans en aviser le Bureau du surintendant des institutions financières ou l'organe de réglementation provincial, et, s'il y a lieu, AANC, et obtenir leur approbation.

3. Règlement des différends

Les différends concernant l'exactitude de la population déclarée et des données sur les programmes administrés sont réglés par le directeur général régional.

Les différends concernant l'application des politiques ou des formules sont réglés en première instance par le directeur général régional. Dans le cas où l'on ne peut arriver à une solution satisfaisante, le différend est soumis au directeur général de la Gouvernance, à l'administration centrale.

Appendice 4 : Établissement d'un régime de pension

La première étape doit être la diffusion d'un d'avis d'intention, par lequel l'employeur admissible signifie son intention de constituer un tel régime. Il s'agit d'une résolution du conseil de bande ou du conseil d'administration, qui doit déclarer que l'employeur admissible entreprendra les démarches voulues pour constituer un régime de pension. L'employeur admissible devrait demander l'avis de ses employés avant d'établir une résolution du conseil de bande ou une résolution du conseil d'administration.

Documentation exigée

  1. L'employeur admissible fixe alors les modalités du régime de pension, puis organise, après vérification auprès du Bureau du surintendant des institutions financières ou de l'organe de réglementation provincial, la rédaction d'une déclaration de conformité, d'un texte sur ce régime, d'un livret destiné aux employés, d'un contrat de fiducie ou d'investissement avec une compagnie d'assurance et, enfin, d'un énoncé des politiques et des procédures de placement. Pour ce faire, l'employeur fait normalement appel à une société de fiducie, à une compagnie d'assurance ou à un expert-conseil.
  2. Caractéristiques : l'employeur veille à ce que les documents sur le régime de pension répondent aux exigences de financement énoncées dans les lignes directrices du programme, qui englobent, entre autres, ce qui suit :
    1. A droit de cotiser au régime de pension tout employé de l'employeur admissible, quelle que soit la source de financement du salaire des employés. Il incombe à cet employeur de financer ses cotisations pour les employés qui n'ont pas droit au financement accordé par AANC dans le cadre du programme.
    2. Les cotisations obligatoires des employés admissibles au régime de pension doivent être au moins égales à celles de l'employeur financées dans le cadre du Programme des avantages sociaux des employés.
    3. Les cotisations de l'employeur, moins les frais d'administration éventuels, faites pour le compte d'un employé admissible doivent être immédiatement acquises à ce dernier.
    4. Les cotisations de l'employeur, moins les frais d'administration éventuels, doivent être immobilisées dès qu'elles sont versées dans le régime de pension.
    5. Les cotisations de l'employé (déduite de son salaire) et de l'employeur doivent être détenues en fiducie séparément des fonds opérationnels.

Préparation du dossier de demande

L'employeur admissible doit préparer un dossier de demande pour demander un financement au titre du Programme des avantages sociaux des employés des bandes lorsque tous les documents requis ont été remplis. Le dossier de demande doit contenir les éléments suivants :

  1. La résolution du conseil de bande ou du conseil d'administration.
  2. Une demande de financement au titre du Programme des avantages sociaux des employés des bandes, avec une indication du nombre total d'employés admissibles et des salaires totaux. Lorsqu'il sollicite le financement d'un régime de pension conjoint aux termes d'un régime à employeurs multiples, chaque employeur admissible doit remplir une demande de financement distincte au titre du Programme des avantages sociaux des employés.
  3. Le formulaire CPT 124 de l'Agence du revenu du Canada, si l'employeur admissible choisit de participer au Régime de pensions du Canada destiné aux employés qui sont des Indiens inscrits.
  4. Le texte sur le régime, le livret destiné aux employés, le certificat de coût et le contrat de fiducie ou d'investissement.
  5. Le formulaire T510 de l'Agence du revenu du Canada, Demande d'agrément d'un régime de retraite.
  6. La demande d'agrément exigée par la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension, accompagnée d'un chèque (pour les frais d'agrément) libellé à l'ordre du receveur général du Canada et de la Déclaration de conformité, 522 du Bureau du surintendant des institutions financières. Des documents et un paiement semblables peuvent être exigés pour les régimes de pension agréés au niveau provincial.

Procédure de demande

  1. L'employeur admissible doit envoyer le dossier de demande au bureau régional d'AANC dès qu'il est complet.
  2. Le bureau régional d'AANC examine le dossier de demande lorsqu'il le reçoit afin de s'assurer qu'il est complet et que l'employeur et les employés admissibles répondent aux critères de financement du Programme des avantages sociaux des employés des bandes.

Phase d'approbation

  1. Si l'examen de la demande s'avère satisfaisant, le bureau régional d'AANC rédige une recommandation en vue d'un financement initial.
  2. Si les documents sont conformes aux critères du Programme des avantages sociaux des employés, le bureau régional d'AANC en avise l'administration centrale. L'employeur doit veiller à ce que le régime soit étudié par le Bureau du surintendant des institutions financières sous l'angle de la conformité à la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension ou par un organe de réglementation provincial, et par l'Agence du revenu du Canada sous l'angle de ses propres exigences.
  3. L'employeur soumet au Bureau du surintendant des institutions financières ou à l'organe de réglementation provincial les exemplaires complets des documents du régime, en précisant à qui adresser les correspondances à l'avenir (c'est-à-dire à l'employeur ou au souscripteur). Le bureau régional d'AANC révise les documents pour s'assurer qu'ils répondent aux critères du Programme des avantages sociaux des employés.
  4. S'il s'avère nécessaire de modifier les documents pour qu'ils répondent aux critères de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension ou d'une loi provinciale équivalente ou aux exigences de l'Agence du revenu du Canada, le bureau régional communique directement avec le souscripteur ou l'employeur, et envoie ensuite les documents corrigés directement à l'Agence du revenu du Canada et à des organismes provinciaux, s'il y a lieu.

Appendice 5 : Questions fréquemment posées

Qui est admissible au programme des Avantages sociaux des employés des bandes?

Voir la définition des termes « employeur admissible », « programme admissible » et « employé admissible » à l'appendice 1 : Définitions.

Pour être admissible à un financement au titre du Programme des avantages sociaux des employés, l'organisation doit déjà être financée par AANC au titre d'un programme admissible.

2. Pouvez-vous donner des exemples de postes d'employés admissibles et non admissibles?

Exemples de positions admissibles

Exemples de positions nonadmissibles

Sont considérés non admissibles les employés embauchés à contrat; dans le cadre d'un projet; pour la prestation de services liés à des activités lucratives; et pour qui les fonds proviennent d'une source autre qu'AANC ou d'un programme d'AANC non admissible. (Voir la définition du terme « employé admissible » à l'appendice 1.)

3. De quelle façon les différentes quotes-parts sont- elles calculées pour arriver au montant qu'AANC fournit aux termes du Programme des avantages sociaux des employés des bandes?

Le Ministère peut cotiser à des régimes de pension privés, au RPC, au RRQ, aux frais d'assurance et d'administration et aux régimes d'avantages sociaux non prévus par la loi. (Voir la section « Résumé » pour obtenir plus d'information sur les niveaux de financement.)

Par exemple, si 10 employés ou plus sont admissibles :

Par exemple, si moins de 10 employés sont admissibles :

4. Est-ce que les Premières Nations doivent soumettre le nom des employés qui ne sont pas financés par un programme d'AANC (p. ex., Santé Canada)?

Les employeurs sont tenus de déclarer seulement les employés qui sont admissibles au Programme des avantages sociaux des employés. L'employeur n'a pas à dresser la liste des employés dont les postes sont financés par une source autre qu'AANC.

5. Les Premières Nations recevront-elles des paiements rétroactifs pour les années antérieures?

Non, le Programme des avantages sociaux des employés ne couvre pas les coûts associés au service antérieur des employés ouvrant droit à pension.

La date de début du financement au titre du Programme des avantages sociaux des employés est établie en fonction de l'approbation de la demande de financement au titre de ce programme (voir l'appendice 3 : Responsabilités et procédure).

6. Quelle est la marche à suivre pour mettre en place une caisse de retraite dans une Première Nation? Le fait que la Première Nation soit gérée par un séquestre-administrateur change-t-il quoi que ce soit? Si oui, comment?

Veuillez consulter l'appendice 4 : Établissement d'un régime de pension, pour connaître les différentes étapes. La décision d'approuver les nouveaux régimes revient à la région et elle est conditionnelle à la disponibilité des fonds. La politique sur la gestion par un séquestre-administrateur n'appuie pas la prise en charge de nouveaux programmes.

7. Quelle est la date limite pour présenter une demande? Quelle est l'année de base? Comment fait-on pour déterminer si les renseignements fournis sont exacts?

La demande de financement au titre du Programme des avantages sociaux des employés, la liste des employés admissibles et le rapport annuel doivent être soumis au bureau régional au plus tard le 31 mai. Les régions disposent de procédures permettant de valider l'information reçue. Par exemple, les agents des services de financement, les commis aux allocations et les agents de programme devraient disposer d'une méthode pour confirmer que les employés membres des Premières Nations qui figurent sur la liste des employés admissibles offrent effectivement des services dans le cadre d'un programme admissible.

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