Évaluation de projets d'immobilisations assujettis aux accords de contributions

1.0 Objet

1.1 Cette directive sert à décrire un processus à suivre dans l'examen et l'évaluation des projets d'immobilisations achevés assujettis à un accord de contribution.

2.0 Portée

Les mécanismes de financement du ministère utilisés pour la mise en oeuvre des programmes d'immobilisations dans les réserves indiennes dépendent de l'envergure, de la valeur et de la complexité des projets. Les mécanismes disponibles sont les accords de contribution, les paiements de transfert souples et les modes optionnels de financement. Dans tous les cas, le ministère veille à ce que les obligations ministérielles de rendre compte soient maintenues de façon appropriée. Cette directive concerne les accords de contribution seulement.

3.0 Référence

Comme l'indique la directive ministérielle sur la prestation des services techniques datée du 28 février 1990, le ministère a pour politique de transférer aux Premières nations les responsabilités pour la gestion et la mise en oeuvre des programmes d'immobilisations et de promouvoir la prestation des services techniques par les Premières nations dans les réserves indiennes.

4.0 Autorisation de publication

4.1 La présente directive est publiée avec l'autorisation du sous-ministre adjoint aux Affaires intergouvernementales.

5.0 Définitions

5.1 Le système de rapports sur l'état des biens (SREB) : est un module du Système d'inventaire des biens immobiliers (SIBI). L'information contenue dans le SREB inclut une évaluation de la condition des biens immobiliers et des estimations de coûts sur les besoins de réparations et de reconstruction de ces biens immobiliers, et une estimation de la vie utile restante du bien immobilier.

5.2 Le système d'inventaire des biens immobiliers (SIBI) : est un système informatisé conçu pour accepter, colliger et rapporter des informations de base sur les biens immobiliers situés sur réserve, de même que pour présenter un sommaire de cette information à l'administration centrale, aux bureaux régionaux, aux bureaux de districts, aux Premières nations et aux unités techniques de conseil tribal. L'information dans le SIBI est aussi utilisée aux fins de calcul des besoins de financement annuel brut et net de F&E pour les biens immobiliers de l'infrastructure des communautés.

5.3 Évaluation des projets d'immobilisations : Une revue systématique de la manière dont les activités satisfont les objectifs définis des projets, incluant l'identification des variabilités et leurs impacts, y compris des recommandations pour améliorer les mises en oeuvre futures.

5.4 Accord de contribution (AC) : Une entente formelle entre le ministère et la bande ou conseil tribal bénéficiaire qui décrit les obligations des deux parties et expose les conditions suivant lesquelles les paiements seront effectués.

5.5 Le processus fédéral d'évaluation et d'examen en matière d'environnement (PEEE) : est le mécanisme d'application des exigences légales du Décret sur les lignes directrices visant le PEEE. Ce processus doit intervenir dès le début de l'étape de planification, avant que soient prises des décisions ou des actions irrévocables.

5.6 Projet : ensemble approuvé des activités à réaliser pour satisfaire aux besoins d'un programme dans un délai déterminé et conformément à des objectifs préalablement établis concernant le rendement, la qualité, la nature de l'ouvrage et le coût.

6.0 Énoncés de politique

6.1 Puisque l'évaluation de projets est une étape fondamentale du processus de livraison de projets d'immobilisations, le ministère encourage les Premières nations à effectuer leurs propres évaluations afin de déterminer le degré de satisfaction envers les travaux terminés, pour assurer une conformité envers les exigences de santé, de sécurité et environnementales, pour confirmer que les dépenses ont donné des résultats appropriés, pur relever les réussites ou les défauts particuliers et pour tirer avantage des expériences acquises en vue des prochains projets.

6.2 Les principes fondamentaux du processus d'évaluation du ministère sont les suivants :

1. Les Premières nations sont responsables de la prestation des programmes et des projets d'immobilisations et elles doivent rendre compte de leurs activités à leurs membres.
2. Le respect des obligations de rendre compte des Premières nations pendant et après la réalisation des projets doit permettre de satisfaire les exigences du ministère, (ex. les priorités du programme et les critères de financement).
3. Les responsabilités des Premières nations visées à b) doivent être clairement définies dans tout accord de financement comportant des conditions réalisables et mesurables, fondées sur des indicateurs de rendement, ce qui permet une gestion à distance du projet grâce à un accord de financement approprié.
4. Les Premières nations doivent au minimum présenter, pour chaque projet financé, un rapport d'achèvement dûment approuvé des travaux comportant suffisamment de détails sur l'envergure du projet, des données nécessaires pour la mise à jour du Répertoire des biens immobiliers (RBI).
5. Le ministère se réserve le droit d'inspecter les projets lors de circonstances exceptionnelles.

6.3 En général, l'évaluation des projets par le ministère doit s'effectuer à distance en examinant les dossiers pour s'assurer que les conditions suivantes sont remplies :

1. l'approbation du ministère envers les propositions de projet conforme aux plans d'aménagement de la communauté et les exigences techniques;
2. l'analyse des options a été effectuée et la meilleure solution viable a été choisie;
3. les exigences du PEEE ont été respectées;
4. la conception est appropriée;
5. le projet est bien décrit et les estimations des coûts et des échéances sont appropriées;
6. l'accord de contribution peut être facile à contrôler à distance, les conséquences en cas de non-respect des conditions sont décrites, ainsi que les dispositions sur l'intervention du ministère, si cela est nécessaire dans des circonstances exceptionnelles;
7. un régime approprié de gestion technique et financière est en place incluant les méthodes appropriées de gestion des marchés;
8. des avances sont versées à des intervalles raisonnables si nécessaire et vérifiées dans le cadre de rapports d'étape et elles correspondent aux besoins de trésorerie;
9. le rapport d'achèvement des travaux est versé aux dossiers incluant la certification d'un professionnel compétent du respect des codes et des normes, la mise à jour du RBI, une évaluation du rendement des installations et de la satisfaction des utilisateurs; et
10. un rapport pour le SIBI). L'information contenue dans le SREB est établi dans un délai de cinq ans.

7.0 Résultats visés

7.1 L'examen du dossier doit permettre de relever toute lacune dans les processus et les faiblesses pouvant être corrigées par des programmes de formation.

7.2 Des ateliers ainsi que la diffusion des communications d'une source centrale pourraient être organisés, permettant aux Premières nations de différents secteurs de partager des expériences entre elles. Les ateliers pourraient être préparés avec l'aide du MAINC.

8.0 Responsabilités

8.1 Le directeur général régional doit s'assurer que toutes les évaluations de projets d'immobilisations assujettis aux accords de contributions touchant les immobilisations soient effectuées d'après cette directive.

9.0 Demande de renseignements

9.1 Les questions liées à l'interprétation de cette directive doivent être acheminées au directeur des Immobilisations et du logement de la Direction générale des Politiques du programme à l'administration centrale du MAINC.

9.2 Un exemplaire du format d'un rapport d'achèvement des travaux est disponible auprès du directeur des Immobilisations et du logement de la Direction générale des Politiques du programme à l'administration centrale du MAINC.

9.3 Toutes les demandes pour des copies supplémentaires de la directive doivent être adressées à la Sous-section des guides et des systèmes, Direction des services ministériels.